Cheryl hat das Excel-Problem dieser Woche eingeschickt. Excel-Veteranen werden dies als grundlegend ansehen, aber es war ein wertvoller Tipp für Cheryl. Da dies der erste Excel-Tipp der Saison 1999-2000 ist, beginnen wir mit einem grundlegenden Tipp.
Jemand gab mir eine Excel-Tabelle. Die Vorwahlen befinden sich in Spalte F und eine 7-stellige Telefonnummer in Spalte G. Ich weiß, wie man eine Spalte mithilfe von Text in Spalten aufteilt, aber wie füge ich diese beiden Spalten zusammen?
Glücklicherweise beginnen Vorwahlen und Telefonnummern in den USA nie mit 0, sodass es keine Fälle gab, in denen die führende Null der Telefonnummer verloren ging. Ein schneller Scan der Daten ergab, dass alle Telefonnummern 7-stellig und alle Vorwahlen dreistellig waren. Nachdem wir mit Cheryl gesprochen hatten, waren wir uns einig, dass das beste Format darin besteht, die Telefonnummer so aussehen zu lassen: (330) 555-1212
In Zelle H2 beginnen wir mit der Erstellung der Formel. Der Operator in Excel zum Verbinden von zwei Textfeldern ist das Symbol &. Alle gewünschten Konstanten müssen in doppelte Anführungszeichen gesetzt werden. Um die führenden Klammern und die Vorwahl zu erhalten, benötigen Sie eine Formel wie die folgende:="("&F2
Fügen Sie als Nächstes einen weiteren Verkettungsoperator und die schließenden Klammern um die Vorwahl hinzu. Beachten Sie, dass in den Anführungszeichen sowohl eine Parenthese als auch ein Leerzeichen eingeschlossen sind.="("&F2&") "
Es wird etwas schwieriger sein, die Telefonnummer mit dem Bindestrich zu erhalten. Verwenden Sie die Funktion LINKS, um nur die ersten drei Ziffern der Telefonnummer abzurufen. Die Syntax lautet LINKS (Zelle, Anzahl der Zeichen). Fügen Sie danach ein weiteres Verkettungszeichen und den mittleren Bindestrich in Anführungszeichen ein.="("&F2&")"&LEFT(G2,3)&"-"
Verwenden Sie die MID-Funktion, um die 4. bis 7. Stelle der Telefonnummer zu erhalten. Die Syntax lautet MID (Zelle, Startzeichen, Anzahl der Zeichen). Wir wollen mit dem 4. Zeichen beginnen und mit insgesamt 4 Zeichen fortfahren. Die endgültige Formel lautet also:="("&F2&") "&LEFT(G2,3)&"-"&MID(G2,4,4)
Wow - das sieht nach einer großen Formel aus, aber wenn Sie sie zerlegen und Schritt für Schritt erstellen, ist das ganz einfach.
Folgen Sie uns für 2 weitere heiße Tipps. Nachdem Sie die Formel in Zelle H2 haben, müssen Sie sie schnell in alle Zellen kopieren. Excel hat dafür eine großartige Verknüpfung. Setzen Sie den Zellzeiger auf H2. In der unteren rechten Ecke des Zellenzeigers befindet sich ein kleines Quadrat. Doppelklicken Sie mit der Maus auf dieses Quadrat, und die Formel wird in so viele Zeilen kopiert, wie Sie Daten in Spalte G haben.
Es gibt einen letzten wichtigen Schritt. Wenn Sie jetzt die Spalten F und G löschen würden, würden all diese schönen Telefonnummern in H zu #REF!. Sie müssen die Zellen von einer Formel in Werte konvertieren. Hier erfahren Sie, wie das geht. Markieren Sie alle Zellen mit Telefonnummern in Spalte H. Drücken Sie Strg + C (oder Bearbeiten - Kopieren), um diese Zellen zu kopieren. Führen Sie jetzt sofort ein Edit - Paste Special durch, ohne die Zellen hervorzuheben. Klicken Sie auf das Optionsfeld für Werte und dann auf OK. Die Formeln werden nun in Werte geändert und Sie können die Spalten F & G löschen.
Excel ist unglaublich flexibel bei der Bearbeitung von Daten. In diesem Fall hatte Cheryl Angst, die ganze Nacht wach zu sein und diese Vorwahlen und Telefonnummern in eine einzige Zelle einzugeben. Mit der Formel und den Schritten in diesem Wochen-Tipp können Sie dieselbe Aufgabe in etwa einer Minute erledigen.
