Fixieren von Excel-Daten mit Flash Fill - Excel-Tipps

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Jeden Mittwoch mache ich einen Lieblings-Excel-Tipp von Excel-Projektmanager Ash Sharma. Diese Woche Flash Fill. Mit Flash Fill, das in Excel 2013 eingeführt wurde, können Sie Zeichen aus einer Datenspalte extrahieren oder Daten aus Spalten verketten, ohne eine Formel zu schreiben.

Betrachten Sie das unten gezeigte Beispiel. Ein Produktcode besteht aus drei Segmenten, die durch einen Bindestrich getrennt sind. Sie möchten das mittlere Segment extrahieren. Das erste Segment kann 3 oder 4 Zeichen lang sein. Das zweite Segment besteht immer aus 2 Zeichen. Die Formel zum Extrahieren des mittleren Segments ist keine Raketenwissenschaft, aber es ist nichts, was sich ein Anfänger einfallen lassen würde : =MID(A2,FIND("-",A2)+1,2).

Die in E2 gezeigte Formel ist Zwischen-Excel

Mit Flash Fill müssen Sie jedoch keine Formel erstellen. Befolgen Sie diese einfachen Schritte:

Stellen Sie sicher, dass sich über A2 eine Überschrift befindet.
Geben Sie eine Überschrift in B1 ein.
Geben Sie ME in B2 ein.
Sie haben hier die Wahl. Sie können B3 auswählen und Strg + E drücken, um Flash Fill aufzurufen. Sie können auch zu B3 gehen und den ersten Buchstaben der richtigen Antwort eingeben: E. Wenn Sie mit der Eingabe von EU beginnen, wird Flash Fill aktiv und zeigt Ihnen eine ausgegraute Ergebnisspalte an. Drücken Sie die Eingabetaste, um die Ergebnisse zu erhalten.

Excel-Angebot zum Flash-Füllen

Persönlich denke ich, dass ich ein bisschen ein Kontrollfreak bin. Ich möchte Flash Fill mitteilen, wann er in Aktion treten soll.

Die in der vorherigen Abbildung gezeigte Vergrauung ist fantastisch, damit ein Excel-Neuling feststellen kann, dass Flash Fill vorhanden ist. Es wird erkennen, dass jemand im Begriff ist, Tausende von Zellen einzugeben, und dies verhindern. Flash Fill hat wahrscheinlich Millionen von Stunden an Produktivität eingespart.

Aber es gibt Feinheiten bei Flash Fill - ich nenne es Advanced Flash Fill - und wenn Sie diese Feinheiten verstehen, sollten Sie Flash Fill bis zum richtigen Zeitpunkt warten lassen.

Wenn Sie die Kontrolle übernehmen möchten und Flash Fill nur durch Drücken von Strg + E ausgeführt werden soll, gehen Sie zu Datei, Optionen, Erweitert und deaktivieren Sie Automatisch Flash Fill.

Verhindern Sie, dass Flash Fill zu früh wirkt

Hier ist ein komplexeres Beispiel. Der Produktcode in Spalte I enthält eine Mischung aus Ziffern und Großbuchstaben. Sie möchten nur die Ziffern oder nur die Zeichen erhalten. Es gibt eine Formel dafür, aber ich kann mich nicht daran erinnern. Schauen Sie sich Dueling Excel Video 186 für die Array-Formel oder die benutzerdefinierte VBA-Funktion an. Ich werde das Video nicht ansehen, da ich dies mit Flash Fill lösen kann.

Das Extrahieren von Ziffern ist eine komplizierte Formel

Dies ist einer der Fälle, in denen Flash Fill das Muster nicht anhand eines Beispiels ermitteln kann. Wenn Sie in J3 '0252' und dann in J4 'Strg + E' eingeben, kann Excel die Antwort nicht herausfinden, wenn die Teilenummer mit einer Ziffer beginnt.

Flash-Füllung zu früh und es schlägt fehl

Führen Sie stattdessen die folgenden Schritte aus:

Stellen Sie sicher, dass sich über I2 eine Überschrift befindet. Fügen Sie eine Überschrift in J1 und K1 hinzu. Wenn keine Überschriften vorhanden sind, funktioniert Flash Fill nicht.
Sie benötigen unbedingt die führende Null, um in 0252 in Zelle J2 zu erscheinen. Wenn Sie nur 0252 eingeben, ändert Excel dies in 252. Geben Sie also ein Apostroph (') und dann 0252 in J2 ein.
Geben Sie in J3 '619816 ein
Geben Sie in J4 '0115 ein
Drücken Sie in J5 Strg + E. Mit Flash Fill werden nur die Ziffern korrekt abgerufen

Flash Fill findet die Absicht nach 3 Beispielen heraus

Vorsicht

Flash Fill zeigt alle Spalten in der aktuellen Region an. Wenn Sie versuchen, die Buchstaben aus Spalte I zu extrahieren, während sich Spalte J im aktuellen Bereich befindet, hat Flash Fill Probleme. Befolgen Sie stattdessen diese Schritte.

Wählen Sie die Spalten J & K aus. Startseite, Einfügen, Blattzeilen einfügen, um die Spalte Ziffern aus dem Weg zu räumen.
Geben Sie in J1 eine Überschrift ein.
Geben Sie in J2 BDNQGX ein
Drücken Sie in J3 Strg + E. Die Blitzfüllung funktioniert ordnungsgemäß.

Isolieren Sie die Spalten mit den Quelldaten

Flash Fill kann für mehrere Spalten verwendet werden. Im folgenden Beispiel möchten Sie die Initialen aus Spalte Z, gefolgt von einem Punkt. Dann ein Leerzeichen und der Nachname aus Spalte AA. Sie möchten, dass das Ganze richtig ist. Wenn es nicht Leute mit doppelten Vornamen gegeben hätte, hätten Sie sie verwenden können =PROPER(LEFT(Z2,1)&". "&AA2). Aber der Umgang mit ME Walton würde diese Formel dramatisch erschweren. Flash Fill zur Rettung.

Stellen Sie sicher, dass in Z1, AA1 und AB1 Überschriften vorhanden sind.
Typ J. Doe in AB2
Wählen Sie die Zelle AB3 aus und drücken Sie Strg + E. Die Blitzfüllung springt in Aktion, verwendet jedoch nicht beide Initialen in den Zeilen 6, 10 oder 18.

Flash Fill kann aus Korrekturen lernen
Wählen Sie Zelle AB6 aus und geben Sie ein neues Muster ein: ME Walton. Drücken Sie Enter. Wie durch ein Wunder sucht Flash Fill nach anderen mit diesem Muster und korrigiert BB Miller und MJ White.

Flash Fill kann aus Korrekturen lernen