Alle sagen, dass XML die wichtigste neue Funktion in Office 2003 ist. Wenn Sie sich jedoch nicht in einem Unternehmen befinden, in dem unzählige XML-Schemas im Umlauf sind, konnten Sie wahrscheinlich nicht herausfinden, wie Sie diese coole Demo duplizieren können Microsoft hat dies beim Start von Office 2003 getan. Für diejenigen unter Ihnen, die Woodys Newsletter abonnieren, ist jetzt klar, dass Woody die Erklärung von XML serialisieren wird, sodass wir 4 Wochen (oder länger) warten müssen, um die ganze Geschichte zu erfahren. Bevor Woody jemals auf den Punkt kommen kann, werde ich einen langen Tipp durchgehen, in dem erklärt wird, wie XML in Office 2003 vollständig genutzt wird.
Das große Versprechen
Microsoft sagt, dass Sie Daten jetzt als XML speichern und die Daten einfach wiederverwenden können. Öffnen Sie dieselbe Datendatei und sie sieht in Excel so aus, öffnen Sie die Datendatei und in Word sieht sie anders aus. Es ist sehr mächtig. Da Office 2003 XML als natives Dateiformat betrachtet, kann jeder mit einer beliebigen Programmiersprache native XML-Dateien schreiben. Wenn Sie QBasic oder Rexx oder etwas anderes haben, können Sie jetzt XML Excel (ExcelML?) - Dateien im laufenden Betrieb erstellen.
Nur in Excel Professional
In Office 2003 sind wir jetzt mit einem Klassensystem konfrontiert. In diesen Editionen ist keine vollständige XML-Unterstützung verfügbar: (Kursiv gedruckte Codes stehen für den Kaufort: R = Einzelhandel, P = Vorinstalliert mit neuem Computer, V = Volumenlizenzierung , A = akademische Lizenzierung, S = Schulverkäufer).
- Microsoft Office Small Business Edition 2003 (R, P, V, A)
- Microsoft Office Standard Edition 2003 (R, V, A, S)
- Microsoft Office Basic Edition 2003 (P)
- Microsoft Office Schüler- und Lehrerausgabe 2003 (R, S)
Vollständige XML-Unterstützung ist in folgenden Editionen verfügbar:
- Microsoft Office Professional Edition 2003 (R, P, V, A, S)
- Microsoft Office Professional Enterprise Edition 2003 (einschließlich InfoPath) (V)
- Microsoft Excel 2003 (R) (Die eigenständige Excel-Box wird als professionell angesehen.)
Wenn Sie das Pech haben, eine der "kleineren" Versionen von Office 2003 zu haben, besteht Ihr günstigster Upgrade-Pfad möglicherweise darin, die Retail-Box-Version von Excel zu kaufen. Wenn Sie nicht in einer Unternehmensumgebung arbeiten, können Sie InfoPath (das neue Tool, mit dem Sie Formulare und XML-Schemas erstellen können) nur erhalten, indem Sie die Retail-Box-Version kaufen.
Was ist XML? Ist es wie HTML?
XML steht für Extensible Markup Language. Wenn Sie sich jemals die Ansicht "Quelltext anzeigen" einer Webseite im Editor angesehen haben, sind Sie mit der Struktur von XML vertraut. Während HTML bestimmte Tags zulässt, wie TABLE, BODY, TR, TD, lässt XML beliebige Tags zu. Sie können jede Art von Tag erstellen, um Ihre Daten zu beschreiben. Hier ist ein Screenshot einiger XML-Daten, die ich in den Editor eingegeben habe:
Hier sind einige einfache Regeln zu XML:
- Jedes Datenbit muss mit einem identischen Tag beginnen und enden: Daten
- Tag-Namen unterscheiden zwischen Groß- und Kleinschreibung. und sind KEINE gültigen Tags, da die Groß- und Kleinschreibung im End-Tag nicht mit der Groß- und Kleinschreibung im Start-Tag übereinstimmt.
- Die XML-Datei muss mit einem Root-Tag beginnen und enden. Eine Datei kann nur ein Root-Tag enthalten. Im obigen Beispiel lautet das Root-Tag.
- Sie können ein leeres Tag haben - setzen Sie den Schrägstrich am Ende des Tags anstelle des Anfangs:
- Wenn Sie Tags verschachteln, müssen Sie das innere Tag schließen, bevor Sie das äußere Tag schließen. Während HTML diese Struktur zulässt, klicken Sie auf Abbrechen. Dies ist in XML nicht gültig. Daten funktionieren, Daten jedoch nicht.
Alphabetsuppe: Drei Dateitypen
Hier sind die drei Dateien, auf die wir bei der Arbeit mit XML stoßen werden.
- .XML ist die oben gezeigte Datendatei
- .XSD ist eine XML-Schemadefinition. Dies ist eine wichtige Datei. Hier werden Datenbeziehungen definiert. Auch hier wird die Datenvalidierung definiert. Um die Microsoft-Demo tatsächlich ausführen zu können, benötigen Sie eine XML-Schemadatei. Während jeder XML in den Editor eingeben kann, benötigen wir ein Schema, um etwas Cooles zu tun. Ich werde Ihnen unten zeigen, wie Sie eine erstellen.
- .XSL ist eine XML StyleSheet Language-Datei. Mit dieser Datei können Sie die Daten von einem Format in ein anderes umwandeln.
Die mit Abstand größte Hürde besteht darin, die Schemadatei zu erstellen. Sie können eine XML-Datei in Excel öffnen, aber ohne Schema keine Transformationen durchführen. Glücklicherweise erstellt Excel ein Standardschema für Sie, aber es ist NICHT offensichtlich, wie das Schema verwendet wird. Lass uns durch die Stufen gehen.
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Öffnen Sie einen leeren Notizblock. Kopieren Sie diese Daten von unten und fügen Sie sie in den Editor ein. Speichern Sie die Datei als test.xml.
ABC Co 123 Main Salem OH 44460 12345 100 10.50 YXZ Co 234 State Akron OH 44313 23456 10 20.50 - Verwenden Sie in Excel Datei - Öffnen. Wenn das Feld "Dateityp:" auf "Alle Microsoft Excel-Dateien" gesetzt ist, wird "test.xml" angezeigt. Klicken Sie auf Öffnen.
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Zunächst wird das Dialogfeld XML öffnen angezeigt. Später werden wir den leistungsstarken XML-Quellaufgabenbereich verwenden wollen, aber wir können dies erst tun, wenn wir ein gültiges Schema haben. Wählen Sie vorerst, um als XML-Liste zu öffnen.
Öffnen Sie das XML-Dialogfeld -
Als nächstes erhalten wir das Informationsfeld, dass das XML kein Schema hat. Dies ist eine fantastische Nachricht, da Microsoft jetzt im laufenden Betrieb ein Schema für Sie erstellen wird.
Schema-Warnmeldung -
Hier sind unsere Daten in Excel. Es ist ziemlich cool. Sie aktivieren die fantastische neue Excel 2003-Listenfunktion (übliche Verknüpfung: Strg + L). Bei aktivierter Listenfunktion verfügen wir über Autofilter in jeder Spalte und eine Access-ähnliche Sternchenzeile zum Hinzufügen neuer Daten.
XML-Daten im Excel-Arbeitsblatt -
Nun - hier ist der undokumentierte Trick. Ein Tipp an Microsofts Excel XML-Guru Chad Rothschiller, der uns diesen coolen Trick gezeigt hat. Starten Sie den Visual Basic-Editor mit Alt + F11. Drücken Sie im Visual Basic-Editor Strg + G, um den unmittelbaren Bereich zu öffnen. Geben Sie im unmittelbaren Bereich Folgendes ein:
Print ActiveWorkbook.XmlMaps(1).Schemas(1).Xml
Sofortfenster in VBE Erinnerst du dich an die Nachricht in # 4? Microsoft hat angeboten, ein Schema für uns im laufenden Betrieb zu erstellen. Dieser kleine Code oben druckt das Schema. Klicken Sie auf die Eingabetaste, und das Schema wird im unmittelbaren Bereich gedruckt.
Schema im unmittelbaren Bereich Öffnen Sie einen leeren Notizblock, kopieren Sie die Daten aus dem unmittelbaren Fenster und fügen Sie sie in den leeren Notizblock ein. Sie können jetzt das vollständige Schema für unseren einfachen Datensatz sehen.
Schemadatei speichern Sie können die Editor-Datei jetzt als TodaysOrders.xsd speichern
- Gehen Sie zurück zu Excel und schließen Sie den Testdatensatz.
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Öffnen Sie in Excel die Datei test.xml erneut. Geben Sie dieses Mal an, dass Sie den Aufgabenbereich XML-Quelle verwenden möchten, und klicken Sie dann im Feld Schemainformationen auf OK.
Wählen Sie Öffnungsoption der XML-Quelle -
Sie erhalten jetzt ein leeres Arbeitsblatt, aber im XML-Quellbereich auf der rechten Seite werden alle verfügbaren Felder aufgelistet.
XML-Quellbereich -
Wählen Sie die Dropdown-Liste Optionen und dann Vorschau der Daten, um ein Beispiel für jedes Element im Aufgabenbereich anzuzeigen.
Vorschau der Daten im Aufgabenbereich -
Fügen Sie Ihrer leeren Tabelle einen schön formatierten Titel hinzu. Ziehen Sie das Kundenauftragselement und legen Sie es in Zelle B6 ab.
Datenelement per Drag & Drop - Wenn die Listensymbolleiste nicht angezeigt wird, wählen Sie Ansicht - Symbolleisten - Liste, um die Symbolleiste anzuzeigen.
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Wählen Sie in der Symbolleiste die Option XML-Daten aktualisieren aus
Schaltfläche "XML-Daten aktualisieren" -
Die oben eingegebenen XML-Beispieldaten werden der Tabelle hinzugefügt.
Ergebnis XML-Daten im Arbeitsblatt - Speichern Sie die Arbeitsmappe als reguläre Excel-Datei mit dem Namen OrderReport.xls
Tägliche Aktualisierung der Daten
Wenn Sie Ihr System dazu bringen können, jeden Tag tägliche Bestellungen an Test.XML zu schreiben, sind Sie fertig. Öffnen Sie OrderReport.xls, aktualisieren Sie die XML-Daten, und Sie erhalten jeden Tag einen gut formatierten Bericht über Ihre XML-Bestellungen. Das ist ziemlich mächtig - ich richte die Formatierung einmal ein, öffne die Datei jeden Tag, klicke auf Aktualisieren und habe einen gut formatierten Bericht mit den Daten aus dem XML-Satz.
Verwenden von Excel zum Erstellen von XML-Daten
Können wir Excel verwenden, um neue XML-Daten zu erstellen? Nachdem wir ein Schema definiert haben, können wir das! In unserer vorhandenen Tabelle können unsere telefonischen Besteller den ganzen Tag über neue Daten zur Excel-Datei hinzufügen. Verwenden Sie am Ende des Tages File - SaveAs. Wählen Sie das Speichern als Typ: XML-Daten.
Bestätigen Sie, welche Karte verwendet werden soll:
Umnutzung der Daten in Word
Nachdem wir ein Schema und Daten erstellt haben, öffnen wir die Daten in Microsoft Word 2003. Nach dem Öffnen von TestAsData.xml in Word 2003 erhalten wir die Standarddatenansicht in Word.
Sie können dieses Dokument formatieren:
Drücken Sie Strg + Umschalt + X, um die Felder auszuschalten:
Verwenden von XSL-Ansichten zum Wiederverwenden von Daten
Das obige Beispiel mit Drag & Drop erstellt keine Transformation. Wenn Sie Transformationsdateien erstellen, können Sie die XML-Daten in Word problemlos in verschiedene Ansichten transformieren. Hier kommt die eigentliche Leistung ins Spiel. Bevor ich Ihnen zeige, wie Sie Ihre eigene Transformation erstellen, gehen wir zunächst durch, wie Microsoft die Demo im Office 2003-Rollout eingerichtet hat.
Laden Sie das XML-Beispielpaket herunter, um dies auf Ihrer Word 2003-Kopie zu versuchen. Die Zip-Datei enthält:
- Eine XML-Datei: SampleMemo.xml
- Ein Schema: Memo.xsd
- Drei Transformationsdateien: elegant.xsl, professional.xsl, zeitgenössisch.xsl
Folge diesen Schritten:
- Starten Sie Word 2003
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Wählen Sie im Menü Extras - Vorlagen und Add-Ins…
Vorlagen und Add-Ins -
Klicken Sie auf die Registerkarte XML-Schema und wählen Sie Schema hinzufügen …
Registerkarte "XML-Schema" -
Navigieren Sie zu dem Ort, an dem Sie die Beispieldateien entpackt haben. Wählen Sie Memo.xsd und klicken Sie auf Öffnen.
Auswählen der XSD-Datei zum Hinzufügen eines Schemas -
Geben Sie im Dialogfeld "Schemaeinstellungen" dem Feld im Feld "Alias" einen Anzeigenamen. Vielleicht so etwas wie "Memo". OK klicken.
Fügen Sie dem Schema einen Alias hinzu Zu diesem Zeitpunkt ist Word das Memo-Schema bekannt. Als nächstes müssen wir Word 2003 auf die Transformationen aufmerksam machen. Beachten Sie, dass Microsoft diese "Lösungen" nennt.
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Sie sollten sich weiterhin im Dialogfeld "Vorlagen und Add-Ins" befinden. Klicken Sie auf Schemabibliothek…
Schemabibliothek - Wählen Sie im Dialogfeld "Schemabibliothek" im oberen Listenfeld "Memo" aus. Dadurch wird die Schaltfläche im unteren Teil des Dialogfelds für "Lösung hinzufügen …" aktiviert.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche Lösung hinzufügen.
Lösung hinzufügen -
Navigieren Sie zu dem Ordner mit Ihren XLS-Dateien. Wählen Sie Contemporary.xsl und klicken Sie auf Öffnen.
Wählen Sie Datei transformieren -
Geben Sie im Dialogfeld "Lösungseinstellungen" der Transformationsdatei einen Anzeigenamen, z. B. "Zeitgenössisch". OK klicken.
Alias für die Transformationsdatei -
Wiederholen Sie die Schritte 8 bis 10, um Elegant.xsl und Professional.xsl hinzuzufügen. Klicken Sie auf OK, um die Schema-Bibliothek zu schließen. Klicken Sie auf OK, um Vorlagen und Add-Ins zu schließen.
Schemabibliothek finalisieren Bei der Microsoft-Demo wurden alle diese 11 Schritte hinter den Kulissen ausgeführt. Die Öffentlichkeit kam herein und wir sahen zu, wie sie uns diese Schritte zeigten.
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Wir werden SampleMemo.xml in Word öffnen. Hier ist die Notizblockansicht dieser Datei. Es handelt sich um einfache XML-Daten ohne Formatierung.
Beispiel für den Inhalt einer XML-Datendatei -
Öffnen Sie in Word die Datei SampleMemo.xml. Hinter den Kulissen durchsucht Microsoft die XML-Datei mithilfe des Memo-Schemas nach Daten. In der Schemabibliothek wird geprüft, ob eine Übereinstimmung mit dem "Memo" -Schema vorliegt. Wenn dies der Fall ist, werden alle von uns hinzugefügten XSL-Lösungen gefunden. Da wir drei haben, wählt Word eine zur Anzeige aus und bietet uns die anderen im Aufgabenbereich XML-Dokument an. Das ist sehr erstaunlich.
Hier ist der Bereich für XML-Datenansichten:
Bereich für XML-Datenansichten Hier ist die Standardansicht der Daten (dies verwendet das elegante xsl).
Standardansicht der Daten Klicken Sie auf Nur Daten und Sie erhalten nur die Daten ohne Formatierung.
Nur Datenansicht Klicken Sie auf "Zeitgenössisch". Einige Sekunden später haben Sie eine völlig andere formatierte Ansicht der Daten:
Formatierte Ansicht der Daten -
Sie können die lila XML-Tags mit Strg + Umschalt + X ein- / ausblenden.
XML-Tags ein- / ausblenden
Erstellen eigener XSL-Transformationsdateien
Ich kann die Kraft sehen. Bisher haben wir jedoch nur heruntergeladene XSL-Dateien für die Daten anderer verwendet. Wir brauchen wirklich eine Möglichkeit, eine XSL-Datei für unsere eigenen Daten zu erstellen. Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das XML-reich ist, hat diese Transformation wahrscheinlich bereits jemand eingerichtet. Wenn Sie jedoch die erste Person in Ihrem Unternehmen sind, die das XML-Material ausprobiert, müssen Sie die relativ schmerzhafte Aufgabe des Einrichtens Ihrer eigenen Transformationsdateien durchlaufen.
Hier ist, wie wir das machen werden. Zuerst werde ich ein ausgefallenes Dokument in Word erstellen, das zeigt, wie ich die XML-Daten anzeigen möchte. Ich werde leicht zu findende Platzhalter einfügen, in die die XML-Felder verschoben werden sollen. Ich werde dieses Dokument als Word XML speichern. Dann werde ich mit Notepad das Dokument bearbeiten, XSL-Code einfügen und die Datei speichern. Dadurch sollte eine benutzerdefinierte XSL-Transformationsdatei erstellt werden.
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Erstellen Sie in Word ein gut formatiertes Beispiel. Unten habe ich eine Auftragsbestätigung erstellt. Dieses enthält ein Logo, einen Einführungstext, die Felder aus der XML-Datei und einen abschließenden Text. Ich habe verschiedene Schriftarten und Farben verwendet. Die Konvention, *** zum Hervorheben der Felder zu verwenden, soll mir nur beim Durchsuchen der Word-XML-Datei im Editor helfen.
Vorlage in Word -
Ich werde diese Datei als Word XML speichern.
Speichern als Word XML - Ich werde zwei Notizblockfenster öffnen. Einer hat Sales Order.xml und der andere hat einen vorhandenen eleganten.xsl-Transformationscode. (Fortsetzung folgt).
