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Oft erstellen wir Tabellenkalkulationen, die andere Personen ausfüllen können. Wenn diese anderen Personen Call for Help nicht sehen, sind sie möglicherweise nicht so versiert in Tabellenkalkulationen wie Sie. Diese Personen finden möglicherweise ungewöhnliche Möglichkeiten, den falschen Datentyp einzugeben - Text einzugeben, bei dem Sie Zahlen erwarten, oder Regionen falsch zu schreiben. Verwenden Sie die Datenüberprüfungsfunktionen von Excel, um zu steuern, was in Ihre Tabelle eingegeben werden kann.
Standardmäßig ist jede Zelle in Excel so eingestellt, dass ein beliebiger Wert zulässig ist. Im Dialogfeld Daten - Validierung können Sie steuern, welche Werte in eine Zelle eingegeben werden können.
Richten Sie eine Zelle ein, um Ganzzahlen zwischen 1 und 50 zuzulassen
Im folgenden Arbeitsblatt möchten Sie die Zelle B1 so einschränken, dass nur Ganzzahlen zwischen 1 und 50 akzeptiert werden.
Wählen Sie Zelle B1 aus. Wählen Sie im Excel-Menü die Option Daten - Validierung.
Im Dialogfeld "Datenüberprüfung" wird zunächst angezeigt, dass die Zelle so eingerichtet ist, dass ein beliebiger Wert zulässig ist.
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Zulassen die Option Ganze Zahl.
Nach Auswahl von Ganzzahl ändert sich das Dialogfeld und zeigt einen Minimal- und Maximalwert an. Geben Sie hier 1 und 50 ein.
Wählen Sie im Dialogfeld "Datenüberprüfung" die Registerkarte "Eingabemeldung". Die Werte auf dieser Seite werden in einem Tooltip angezeigt, der angezeigt wird, wenn jemand die Zelle auswählt. Geben Sie einen Titel und einen Text ein, um die Person, die das Arbeitsblatt verwendet, zu führen.
Geben Sie auf der Registerkarte Fehlerwarnung eine Fehlermeldung ein, die angezeigt wird, wenn jemand einen falschen Wert eingibt.
Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen.
Wenn jemand den Zellenzeiger in Zelle B1 verschiebt, wird auf der Registerkarte Eingabemeldung ein Tooltip mit Ihrem Text angezeigt.
Wenn sie versuchen, einen falschen Wert einzugeben, zeigt Excel Ihre Fehlermeldung an.
Sobald sie einen falschen Wert eingegeben haben, müssen sie entweder den richtigen Wert eingeben oder die Esc-Taste drücken, um die Fehlermeldung zu verlassen. Wenn Sie Esc drücken, wird der Eintrag in B1 gelöscht.
Zusätzliche Details
Sie haben eine gewisse Kontrolle darüber, wie viligant Excel sein wird. Ich hasse es, wenn Maschinen so tun, als wären sie schlauer als ich. Was ist, wenn Ihr Unternehmen eines Tages gewachsen ist und es wirklich gültig ist, einen Repräsentanten Nr. 51 zu haben? Wenn Sie den Stil von Stopp in Warnung ändern, hält Excel die Person von der Eingabe von 51 ab, lässt dies jedoch zu. Hier ist die Registerkarte Fehlerwarnung:
Die resultierende Fehlermeldung enthält eine Standardschaltfläche, die angibt, dass das Ergebnis geändert werden soll. Die Person, die das Arbeitsblatt verwendet, kann Ja wählen, um die Eingabe von 51 zuzulassen.
Wenn Sie den Fehlerstil in "Informationen" ändern, wird die Person benachrichtigt, dass sie einen unerwarteten Wert eingegeben hat. Das Meldungsfeld ist jedoch standardmäßig auf "OK", damit sie den falschen Wert beibehalten kann. In diesem Fall können Sie eine Nachricht wie diese verwenden.
Geben Sie einen falschen Wert ein und die Fehlermeldung lässt Sie gerne den falschen Wert akzeptieren, indem Sie einfach die Eingabetaste drücken, um die Standardschaltfläche OK auszuwählen.
Verwenden der Validierung zum Erstellen eines Dropdowns
Wenn Sie zulassen, dass Personen eine Region eingeben, werden Sie bald feststellen, dass es ein Dutzend Möglichkeiten gibt, nach "Westaustralien" einzureisen. Es wäre besser, den Benutzern die Auswahl aus einer Dropdown-Liste gültiger Werte zu ermöglichen. Dies ist sehr einfach einzurichten.
Gehen Sie zunächst zu einer abgelegenen Stelle im Arbeitsblatt und geben Sie Ihre Liste der gültigen Regionen ein.
Wählen Sie die Zelle aus, in der das Dropdown-Menü angezeigt werden soll. Wählen Sie im Menü Daten - Validierung. Ändern Sie einen beliebigen Wert in Liste. Wählen Sie im Textfeld Quelle den Bereich aus, der Ihre Liste enthält. Lassen Sie In Cell Dropdown ausgewählt.
Das Ergebnis: Jedes Mal, wenn die Zelle ausgewählt wird, wird ein Dropdown-Pfeil angezeigt und Ihre Liste ist verfügbar.
Zusätzliche Details
Möglicherweise möchten Sie die Liste in ein anderes Arbeitsblatt verschieben, damit sie nicht versehentlich gelöscht wird. Technisch sagt Microsoft, dass dies nicht erlaubt ist. Es gibt jedoch eine Problemumgehung. Geben Sie die Liste in ein anderes Arbeitsblatt ein. Weisen Sie diesem Bereich einen Bereichsnamen (Einfügen - Name - Definieren) zu.
Richten Sie im Originalarbeitsblatt die Validierung ein. Geben Sie im Feld Liste ein Gleichheitszeichen und dann den Namen des Bereichs in das andere Arbeitsblatt ein.
Hinzufügen von QuickInfos zu Zellen
Eine interessante Verwendung der Validierung besteht darin, Eingabenachrichten für eine Zelle einzurichten, während die anderen Registerkarten des Dialogfelds zur Datenvalidierung leer bleiben. Auf diese Weise akzeptiert das Programm jeden Wert ohne Fehlermeldung. Wenn jedoch jemand den Zellenzeiger auf eine Zelle bewegt, wird ein Tooltip angezeigt, der ihn darüber informiert, welche Werte erwartet werden.
