Forensische Prüfer können mithilfe von Excel schnell Hunderttausende von Datensätzen durchsuchen, um verdächtige Transaktionen zu finden. In diesem Segment werden wir uns einige dieser Methoden ansehen.
Fall 1:
Lieferantenadressen vs. Mitarbeiteradressen
Verwenden Sie eine MATCH-Funktion, um den Nummernanteil der Straßenadresse Ihrer Mitarbeiterdatensätze mit dem Nummernanteil der Straßenadresse Ihrer Lieferanten zu vergleichen. Gibt es eine Chance, dass einige Mitarbeiter auch Dienstleistungen an das Unternehmen verkaufen?
- Beginnen Sie mit einer Liste von Anbietern und einer Liste von Mitarbeitern.
- Eine Formel wie
=LEFT(B2,7)isoliert den numerischen Teil der Straße und die ersten Buchstaben des Straßennamens.
- Erstellen Sie eine ähnliche Formel, um denselben Teil der Lieferantenadressen zu isolieren.
- Die MATCH-Funktion sucht nach dem Adressenteil in C2 und versucht, eine Übereinstimmung in den Herstellerteilen in H2: H78 zu finden. Wenn eine Übereinstimmung gefunden wird, gibt das Ergebnis die relative Zeilennummer an, in der die Übereinstimmung gefunden wurde. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird die # N / A zurückgegeben.
- Alle Ergebnisse in der Spalte MATCH, die nicht # N / A sind, sind potenzielle Situationen, in denen ein Mitarbeiter das Unternehmen auch als Lieferanten in Rechnung stellt. Sortieren Sie aufsteigend nach der Spalte MATCH, und alle Fehleraufzeichnungen werden oben angezeigt.
Fall 2:
Ungewöhnliche Schwankungen in der Lieferantendatenbank
Ein Unternehmen hat 5000 Anbieter. Wir werden ein Streudiagramm verwenden, um die 20 Anbieter, die geprüft werden sollen, visuell zu finden.
- Erhalten Sie eine Liste mit Lieferanten-ID, Rechnungszahl und Gesamtrechnungsbetrag für dieses Jahr.
- Erhalten Sie eine Liste mit Lieferanten-ID, Rechnungszahl und Gesamtrechnungsbetrag für das Vorjahr.
- Verwenden Sie VLOOKUP, um diese Listen mit fünf Datenspalten abzugleichen:
- Fügen Sie neue Spalten für Count Delta und Amount Delta hinzu:
- Wählen Sie die Daten in H5: G5000 aus. Fügen Sie ein Streudiagramm (XY) ein. Die meisten Ergebnisse werden in der Mitte verklumpt. Sie interessieren sich für die Ausreißer. Beginnen Sie mit den Anbietern im Boxbereich. Sie schickten weniger Rechnungen für weit mehr Gesamtdollar:
Hinweis
Bewegen Sie den Mauszeiger über den Punkt, um den mit einem Punkt verknüpften Anbieter zu finden. Excel teilt Ihnen das Zähldelta und das Betragsdelta mit, die im Originaldatensatz zu finden sind.
Fall 3:
Verwenden eines Pivot-Tisches zum Drilldown
In diesem Fall werfen wir einen Blick auf Rechnungen und Forderungen. Ermitteln Sie anhand verschiedener Drilldowns der Daten, welche beiden Debitorenanalysten Freitagnachmittag an der Bar verbringen, anstatt zu arbeiten.
- Ich habe mit zwei Datensätzen begonnen. Das erste sind Rechnungsdaten, Rechnung, Datum, Kunde, Betrag.
- Die nächsten Daten sind Rechnung, Empfangsdatum, empfangener Betrag, Name des A / R-Vertreters
- Berechnen Sie eine Spalte "Zu zahlende Tage". Dies ist das Empfangsdatum - Rechnungsdatum. Formatieren Sie das Ergebnis als Zahl anstelle eines Datums.
- Wochentag berechnen. Das ist
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Wählen Sie eine Zelle im Datensatz. Verwenden Sie Data - Pivot Table (Excel 97-2003) oder Insert - PivotTable (Excel 2007).
- Die erste Pivot-Tabelle hatte Days To Pay die Größe. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Wert und wählen Sie Gruppe und Detail anzeigen - Gruppe. Gruppieren Sie nach 30-Tage-Eimern.
- Verschieben Sie die zu zahlenden Tage in den Spaltenbereich. Kunden in den Zeilenbereich stellen. Geben Sie den Umsatz in den Datenbereich ein. Sie können jetzt sehen, welche Kunden nur langsam bezahlen.
- Entfernen Sie die zu zahlenden Tage und fügen Sie den Wochentag in den Spaltenbereich ein. Entfernen Sie den Kunden und setzen Sie Rep in den Zeilenbereich. Sie können jetzt die eingegangenen Beträge nach Wochentag anzeigen.
- Wählen Sie eine Zelle im Datenbereich. Klicken Sie auf die Schaltfläche Feldeinstellungen (in der Symbolleiste der Pivot-Tabelle in Excel 97-2003 oder auf der Registerkarte Optionen in Excel 2007).
- Klicken Sie in Excel 97-2003 auf Mehr. Klicken Sie in Excel 2007 auf die Registerkarte Werte anzeigen als. Wählen Sie% der Zeile.
- Das Ergebnis: Bob und Sonia scheinen am Freitag weit weniger Rechnungen zu bearbeiten als die anderen. Schauen Sie am Freitagnachmittag in ihrem Büro vorbei, um zu sehen, ob (a) sie tatsächlich arbeiten und (b) bis Freitag ein Stapel unverarbeiteter Schecks in ihrer Schreibtischschublade hängt.
