Jemand von den US Army Reserves fragte:
Ich habe eine einfache Tabelle mit Fälligkeitsterminen. Gibt es eine Möglichkeit, die Fälligkeitstermine nach 10 Tagen grün und nach 5 Tagen rot zu machen?
Dies ist eine einfache Aufgabe mit der bedingten Formatierung. Diese Funktion wurde in Excel 95 eingeführt. Sie können bis zu drei Bedingungen angeben und die Zellenformatierung basierend auf diesen Bedingungen automatisch ändern. Sie können die Schriftart ändern, die Schrift fett machen, die Farbe und die Hintergrundfarbe ändern. Wenn Sie Zellen haben, die Sie überwachen möchten, um festzustellen, ob sie eine bestimmte Toleranz aufweisen, ist die bedingte Formatierung ein hervorragendes Werkzeug.
Die beste Methode besteht darin, das bedingte Format für die erste Zelle in Ihrer Datumsspalte einzurichten und dieses Format dann in alle anderen Zellen im Bereich zu kopieren.
Angenommen, Ihr Datumsbereich liegt in E2: 200. Sie würden Zelle E2 auswählen und die folgenden Schritte ausführen: (Scrollen Sie ein wenig nach unten, um das Bild beim Lesen zu sehen…)
- Wählen Sie im Menü Format - Bedingte Formatierung…
- Links im Dialogfeld "Bedingte Formatierung" befindet sich eine Dropdown-Liste mit der Aufschrift "Zellenwert ist". Klicken Sie auf DropDown und ändern Sie den Wert in "Formula Is". Dadurch wird die rechte Seite des Dialogfelds in ein langes Feld geändert.
- Geben Sie in dieses Feld die folgende Formel ein:
=(E2-TODAY())<6(Wenn Ihr erstes Datum nicht in E2 liegt, ändern Sie das E2 in die Zelle, in der Sie sich befinden.) - Klicken Sie unten im Dialogfeld für die bedingte Formatierung auf die Schaltfläche Format.
- In der Mitte der Registerkarte Schriftart befindet sich ein Farb-Dropdown. Wählen Sie Rot. Oder - wählen Sie Gelb und auf der Registerkarte Muster Rot. Das wird sie wirklich hervorheben. Klicken Sie auf OK, um zum Dialogfeld "Bedingte Formatierung" zurückzukehren.
Mit den oben genannten Schritten werden Fälligkeitstermine innerhalb von 5 Tagen nach dem heutigen Tag rot. Führen Sie die folgenden Schritte aus, während Sie sich noch im Dialogfeld für die bedingte Formatierung befinden:
- Klicken Sie unten im Dialogfeld auf die Schaltfläche Hinzufügen >>. Eine neue Bedingung 2 wird angezeigt.
- Ändern Sie "Zellenwert ist" in "Formel ist"
- Geben Sie eine Formel ein
=(E2-TODAY())<11 - Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sie blaue Schrift und ein grünes Muster. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Zellen formatieren zu schließen.
- Ihr Dialogfeld für bedingte Formatierung sollte wie folgt aussehen. OK klicken.
Wir sind fast da. Wenn Sie alle diese Schritte ausgeführt haben, um das bedingte Format für die erste Zelle einzurichten, können Sie die Formate mit der Funktion "Inhalte einfügen" ganz einfach in Ihren gesamten Datumsbereich kopieren. Wenn Sie Spezialformate einfügen, wird auch die bedingte Formatierung kopiert.
- Wählen Sie die Zelle aus, zu der Sie die bedingte Formatierung hinzugefügt haben. In diesem Beispiel ist es E2.
- Wählen Sie im Menü Bearbeiten - Kopieren.
- Markieren Sie alle anderen Daten in Ihren Daten - E3: E200. Wenn Sie weitere Daten hinzufügen möchten, können Sie einige zusätzliche Zeilen hervorheben.
- Wählen Sie im Menü Bearbeiten - Spezial einfügen…
- Wählen Sie im Dialogfeld "Inhalte einfügen" den 4. Eintrag in der linken Spalte - Formate.
- OK klicken.
Dadurch wird die bedingte Formatierung in alle von Ihnen ausgewählten Zellen kopiert. Beachten Sie, dass auch Rahmen und Zahlenformate kopiert werden, sodass Sie Ihre Rahmen nach diesem Vorgang möglicherweise neu anpassen müssen.
Anmerkungen:
- Es gibt ein Limit von 3 bedingten Formaten, die auf jede Zelle angewendet werden können. Einschließlich der Standardformatierung, die für Zellen gilt, die keine der Bedingungen erfüllen, bedeutet dies, dass automatisch bis zu 4 Formate auf eine Zelle angewendet werden können.
- Wenn Sie dies auf mehr als 4 Formate erweitern müssen, müssen Sie ein Makro in VBA schreiben. Das Makro ist relativ langsam, da alle Zellen aktualisiert werden müssen, nachdem Sie Änderungen an der Tabelle vorgenommen haben. Sie können dazu auch einen Excel-Berater beauftragen.
- Der schwierigste Teil beim Einrichten der bedingten Formatierung besteht darin, die Formel in das Formelfeld einzugeben. Denken Sie daran, die Formel immer mit einem Gleichheitszeichen zu beginnen. Das Buch könnte ein ganzes Kapitel enthalten, das den verschiedenen Formeln gewidmet ist, die in dieses Feld eingegeben werden können. Es ist möglich, Formeln einzugeben, die vollständig auf anderen Zellen beruhen.
- Wenn Sie den Formeleintrag verlassen und später zurückkehren, um die Formel zu bearbeiten, hat Excel die unangenehme Angewohnheit, das Rücktastezeichen als Versuch zu interpretieren, auf Zellen zu verweisen. Dadurch wird Ihre Formel immer in die falsche Richtung geändert. Drücken Sie Escape, um zur ursprünglichen Formel zurückzukehren. Es ist nützlich, den fehlerhaften Text mit der Maus hervorzuheben und dann mehr einzugeben.
