Seriendruck als PDF aus Excel - News

Am 1. Januar 2018 steigt der Mindestlohn in New York City auf 13,50 USD. Dies bedeutet, dass Millionen von Kopien des Formulars LS 54S oder des Formulars LS54 - Mitteilung und Bestätigung des Entgelts an die Arbeitnehmer gesendet werden müssen. Der Bundesstaat New York stellt eine leere Kopie dieses Formulars als passwortgeschütztes PDF zur Verfügung. Wie können Sie mit Excel Hunderte solcher Dokumente für Ihre Mitarbeiter vorbereiten?

Können Sie einen Seriendruck von Excel zu einer PDF-Datei durchführen, während der Seriendruck von Excel zu Word unter (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug) dokumentiert wurde?

Ich war überrascht, dass die beste Lösung für diesen Prozess die Verwendung von Adobe InDesign ist! Aber lassen Sie mich zunächst meine beiden fehlgeschlagenen Versuche zusammenfassen:

• Fehlgeschlagener Versuch 1: Ich habe versucht, das Formular LS54 in Excel mithilfe einer Reihe von Bildschirmausschnitten zu replizieren, um die Zellen zu umschließen, die die Felder in Excel enthalten würden. Dies dauerte ewig, und beim Drucken sahen die Bildschirmausschnitte schrecklich aus.

  

• Fehlgeschlagener Versuch 2: Verwenden Sie Adobe Acrobat. Sie würden denken, dass die Vollversion von Acrobat eine Möglichkeit bietet, ein Formular mithilfe eines Seriendrucks auszufüllen. Unter Extras, Formulare, Weitere Formularoptionen gibt es eine Option zum Importieren von Daten. Ich habe die Zeit damit verschwendet, Felder zum PDF hinzuzufügen, die Tabelle zu importieren, und war dann enttäuscht festzustellen, dass ich jeweils nur ein Formular ausfüllen konnte. Wählen Sie Zeile 2 und ich könnte den ersten Mitarbeiter drucken. Aber dann müsste ich Zeile 3, Drucken, Zeile 4 auswählen, Drucken, Zeile 5, Drucken auswählen, und dies wird für 750 Mitarbeiter niemals funktionieren.

  

Lösen des Problems mit Adobe InDesign

Hier bei veröffentlichen wir Bücher unter dem Heiligen Makro! Bücherabdruck. Wir abonnieren die Adobe Creative Cloud-Suite, die uns Photoshop, Lightroom, Acrobat und InDesign bietet. Schauen Sie sich in Ihrem Unternehmen um. Es ist wahrscheinlich, dass jemand in Ihrer Marketing- oder Kreativabteilung bereits ein Abonnement für Adobe Indesign hat.

Mit InDesign konnte ich das Problem in weniger als einer Stunde lösen. Ich habe die Schritte hier dokumentiert, um Ihren Prozess zu vereinfachen.

• Teil 1: Konvertieren Sie das passwortgeschützte PDF in eine Grafik

  1. Laden Sie das Formular LS54S von labor.ny.gov unter Formular LS54S herunter
  2. (Optional) Fluch auf den Status für das Passwort zum Schutz der PDF
  3. Konvertieren Sie das PDF in ein Bild. Wenn Sie Acrobat haben, verwenden Sie Datei, Exportieren nach, Bild, JPEG.webp. Wenn Sie dies nicht tun, können Sie das Snipping-Tool in Windows verwenden, um das Formular zu erfassen. Stellen Sie einfach sicher, dass Acrobat Reader das Formular zu 100% anzeigt.

• Teil 2: Erstellen Sie das Dokument in InDesign

  4. Öffnen Sie Adobe InDesign. Wählen Sie Datei, Neu, Dokument. Der erste Schritt im Dialogfeld "Neues Dokument" besteht darin, auf das zweite Symbol unter "Ausrichtung" zu klicken, um Ihre Dokumentlandschaft zu erstellen. Ändern Sie die Einheiten in Zoll, Breite auf 11, Höhe auf 8,5. Ändern Sie den oberen Rand auf 0, und InDesign setzt alle Ränder auf 0.

     
  5. Doppelklicken Sie im Seitenfenster auf die rechte Seite von A-Master

  6. Ziehen Sie im Windows Explorer das JPG.webp aus Schritt 3 und legen Sie es auf der Einfügekarte außerhalb der Masterseite ab. Wenn Sie neu in InDesign sind, sollten Sie das Bild * innerhalb der Seite * ziehen und ablegen, aber das wäre falsch. Ich teile einen Trick, den ich von Anne Marie "Her Geekness" Concepcion gelernt habe. Wenn Sie jemals ein Master bei InDesign werden müssen, sollten Sie Anne Marie einstellen. Wenn Sie das Bild auf der Masterseite ablegen, gelangen Sie nicht zu den Größenänderungsgriffen. Legen Sie das Bild stattdessen direkt außerhalb der Masterseite ab. Sie haben jetzt Zugriff auf die Größenänderungsgriffe. Ändern Sie die Größe des Dokuments, um es an die Seite anzupassen, indem Sie die Umschalttaste gedrückt halten, während Sie den Größenänderungsgriff oben links nach unten ziehen. Wenn das Dokument etwas kleiner als die Seite ist, ziehen Sie es über die rechte Masterseite. Nicht ausflippen, dass Sie die Hälfte des Textes abgeschnitten haben!

     
  7. Drücken Sie meine Lieblings-Tastenkombination aller Zeiten: Strg + Alt = "" + Umschalt + E. Dadurch passt das gesamte Bild in den neu geänderten Rahmen. Ich kenne Dutzende von Tastenkombinationen in Excel. Ich kenne nur zwei Tastenkombinationen in InDesign und Strg + Alt = "" + Umschalt + E ist eine davon. Es schüchtert mich völlig ein, dass InDesign möglicherweise 25 andere Tastenkombinationen wie Strg + Alt = "" + Umschalt + A bis Strg + Alt = "" + Umschalt + Z hat!

• Teil 3: Füllen Sie die festen Felder aus

  Das Formular enthält einige Felder, die für alle Mitarbeiter gleich sind. Beispielsweise kann der Firmenname für alle gleich sein. So fügen Sie der Masterseite in InDesign Text hinzu.

  8. Drücken Sie die Taste F, um den Frame-Modus zu starten. Zeichnen Sie mit der Maus ein Rechteck, in dem der feste Text angezeigt werden soll. Anfangs hat dieser Rahmen ein X durch.

     
  9. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren neu gezeichneten Rahmen. Wählen Sie in der Mitte des langen Kontextmenüs Kontext, Text.
  10. Drücken Sie die T-Taste, um den Texteingabemodus aufzurufen

  11. Klicken Sie in das Feld und geben Sie den festen Text ein. Wenn Sie die Schriftart ändern müssen, wählen Sie den Text aus und verwenden Sie das Symbol „A“ über Ihrem Bildschirm, um die Zeichenwerkzeuge anzuzeigen.

      

  12. Wiederholen Sie die Schritte 8 bis 11 für alle anderen Felder, die in allen Formularen konstant sein müssen. Das ist eintönig. Es macht keinen Spaß, einen winzigen Rahmen mit einem kleinen 9-Punkt-X an den Kontrollkästchen zu bekommen, aber es ist machbar. Wenn Sie einen Rahmen verschieben oder seine Größe ändern müssen, müssen Sie ihn mit dem ersten Pfeil auf der linken Seite auswählen. Es wird als Auswahlwerkzeug bezeichnet (im Gegensatz zum weniger nützlichen Direktauswahlwerkzeug, dem zweiten Pfeil im Feld).

      

  Pro-Tipp Nr. 1: Wählen Sie das erste Feld aus. Strg + C zum Kopieren. Strg + V, um ein neues Feld in die Mitte der Seite einzufügen. Ziehen Sie das neue Feld an die Position. Dies ist sehr nützlich, wenn Sie ein kleines X für die Kontrollkästchen erhalten.

  Pro-Tipp Nr. 2: Es ist schwierig, mit der Maus das „X“ in die richtige Position zu bringen. Sobald der Rahmen ausgewählt ist, verwenden Sie die Pfeiltasten auf der Tastatur, um den Rahmen in seine Position zu bringen.

  Pro-Tipp Nr. 3: Alle Bilder in InDesign sehen zunächst schrecklich aus. Es ist eine Funktion, kein Fehler! Denken Sie an ein Buch. Power Excel 2017 With hat 1400 Bilder. Der Computer würde ins Stocken geraten, wenn er versuchen würde, alle 1400 Bilder in hoher Auflösung anzuzeigen. Ihr Dokument enthält ein Bild, und Sie können es sich wahrscheinlich leisten, das Bild in hoher Auflösung anzuzeigen. Wählen Sie das Bild aus, indem Sie auf ein Leerzeichen im Formular klicken. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Anzeigeleistung, Hochwertige Anzeige. Presto! Das Bild wird scharf.

  

• Teil 4: Füllen Sie die Daten in Excel aus

  Heilige Tabelle! Ich habe so lange gebraucht, um zum Excel-Teil der Technik zu gelangen.

  13. Fügen Sie einfache Ein-Wort-Überschriften in Zeile 1 ein. Formatieren Sie alle Währungsfelder als Währung. Andernfalls werden 13,50 USD in der zusammengeführten PDF-Datei als 13,5 angezeigt. Mir ist klar, dass das Formular bereits ein Dollarzeichen enthält, aber 13,50 USD sehen besser aus als 13,5 USD.
  14. Verwenden Sie Datei, Speichern unter. Speichern Sie das Dokument als Excel-Datei, damit Sie es später bearbeiten können.
  15. Verwenden Sie Datei, Speichern unter. Speichern Sie das Dokument als Text (Tabulator getrennt) (* .txt). Stellen Sie sicher, dass Sie sich den Pfad und den Dateinamen merken, damit Sie ihn später finden können. Schließen Sie die Datei in Excel, oder in Schritt 17 wird eine Fehlermeldung angezeigt.

• Teil 5: Zurück zu InDesign zum Hinzufügen von Formularfeldern

  16. Wählen Sie im InDesign-Menü Fenster, Dienstprogramme, Datenzusammenführung. Irgendwo über InDesign wird ein kleines Fenster zum Zusammenführen von Daten angezeigt. Jedes kleine schwebende Bedienfeld in InDesign enthält eine ganze Reihe nützlicher Befehle, die sich hinter dem sogenannten Bedienfeldmenü verbergen. Hier ist ein Bild des Symbols des Bedienfeldmenüs:

      
  17. Öffnen Sie das Panel-Menü bei der Datenzusammenführung. Wählen Sie Datenquelle auswählen. Navigieren Sie zu der TXT-Datei und wählen Sie sie aus Schritt 15 aus. Im Datenzusammenführungsfenster werden jetzt die Feldnamen aus Zeile 1 Ihrer Tabelle angezeigt. In einer Drag & Drop-Welt würden Sie denken, Sie könnten diese Felder in Ihr Formular ziehen, aber Sie können nicht. Wiederholen Sie stattdessen die Schritte 8 und 9, um neue Frames zu zeichnen, in die diese Felder verschoben werden sollen. Machen Sie die Rahmen schön breit, falls einer Ihrer Mitarbeiter John Jacob Jinglebells III ist. Insbesondere für die Bezahl- und Überstundenfelder des LS-54S müssen Sie möglicherweise auf 10 Punkte wechseln, damit der Rahmen passt.

  18. Klicken Sie in den leeren Rahmen für Name. Klicken Sie im Bereich Datenzusammenführung auf Name. Presto! <> erscheint im Rahmen. Wiederholen Sie dies für Lohn und OT.

      
  19. Dieser Schritt ist optional, aber die 60 Sekunden wert. Klicken Sie unten links im Bereich Datenzusammenführung auf das Feld Vorschau. Sie sehen Daten aus dem ersten Datensatz. Verwenden Sie die Pfeilsymbole Links und Rechts am unteren Rand des Datenzusammenführungsfensters, um den nächsten Datensatz anzuzeigen.
  20. Speichern Sie die InDesign-Datei, bevor Sie die Zusammenführung durchführen. Ich habe mein Dokument zu diesem Zeitpunkt gespeichert und Sie können es hier herunterladen.

  Um es noch einmal zusammenzufassen: Wenn Sie im Seitenbedienfeld nachsehen, haben Sie all diese Arbeiten auf der rechten Seite der A-Master-Seite ausgeführt. An der Miniaturansicht können Sie jedoch erkennen, dass auf der Masterseite alles auf Seite 1 Ihres Dokuments angezeigt wird.

  

• Teil 6: Endlich der Seriendruck

  21. Oben im Bedienfeld „Datenzusammenführung“ befindet sich ein Symbol, das wie die Nummer 4 eines Würfels aussieht. Dies ist das Symbol für "Zusammengeführtes Dokument erstellen". Klick es.

      

  22. Alle Einstellungen unter Zusammengeführtes Dokument erstellen sind korrekt. OK klicken.

      
  23. Sie erhalten eine von zwei Nachrichten. Entweder: "Es wurde kein Overset-Text generiert" oder "Sie haben Overset-Text in diesen Datensätzen".

  In InDesign bedeutet das Wort "Überversetzten Text", dass Sie mehr Zeichen haben, als in einen Textrahmen passen. Ich habe kein Äquivalent zu Excel's Shrink to Fit gefunden. Wenn sie sagen, dass Sie in Datensatz 450 einen Übersatztext haben, gehen Sie zu Seite 450 im Seitenbereich und sehen Sie, dass Sie einen Mitarbeiter mit einem wirklich langen Namen haben. Gehen Sie zurück zur rechten Seite der A-Master-Seite und ändern Sie die Größe des Rahmens für dieses Feld.

  Zu diesem Zeitpunkt haben Sie ein großes Dokument in InDesign. In meinem Fall habe ich 114 Seiten, weil ich 114 Datensätze in der Excel-Datei hatte. Klicken Sie auf eine beliebige Seite im Seitenbedienfeld, um diese Seite mit den ausgefüllten Daten anzuzeigen.

  Einige Tipps: Das Menü Datenzusammenführungsfenster bietet den Befehl Datenquelle aktualisieren. Wenn Sie die zugrunde liegende Excel-Datei ändern und als neue Textdatei speichern, verwenden Sie den Befehl, um die Änderungen abzurufen. Sie müssen Schritt 21 wiederholen, um erneut zusammenzuführen.

• Teil 7: In eine PDF-Datei exportieren, damit Sie drucken können

  24. Wählen Sie im Menü Datei die Option Adobe PDF-Voreinstellungen (Hochwertiger Druck). Wählen Sie einen Dateipfad und einen Namen. Akzeptieren Sie alle Tausenden von Einstellungen im Dialogfeld "Adobe PDF exportieren". OK klicken

  Ein abschließender Hinweis hier: Im wirklichen Leben hatten wir 751 Mitarbeiter. Ich habe jeden Mitarbeiter zweimal in die Datei aufgenommen, damit wir zwei Kopien für jeden Mitarbeiter drucken und sie zusammenstellen lassen können. Das resultierende PDF mit 1502 Seiten war auf wundersame Weise nur 2,48 MB groß! Irgendwie haben es die Assistenten von Adobe geschafft, eine Kopie des Bildes zu speichern und es immer wieder zu verwenden. Mein fehlgeleiteter erster Versuch, den Seriendruck mit Excel durchzuführen, ergab eine mies aussehende 150-MB-PDF-Datei, die niemals per E-Mail verschickt werden konnte.

  Wenn Sie keine Kopie von InDesign finden oder diese Schritte zu einschüchternd erscheinen, beauftragen Sie einen Excel-Berater, den Seriendruck in PDF für Sie durchzuführen.