Füllen Sie zusammengeführte Zellen nach unten - Excel-Tipps

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Zusammengeführte Zellen sind heute das Problem, aber dies sind vertikal zusammengeführte Zellen. Schauen Sie sich die Abbildung unten an. Wenn es 7 Zeilen für die Region Midwest gibt, wird das Wort Midwest nur in der ersten Zeile angezeigt. Jemand führt dann die verbleibenden sechs leeren Zellen mit der Zelle des Mittleren Westens zusammen, um eine zusammengeführte Zelle mit einer Höhe von 7 Zellen zu erstellen.

Zusammengeführte Zellen sind böse.

Dies ist eine schreckliche Art, Daten zu versenden. Wenn jemand Excel beherrscht, möchte er möglicherweise die Daten sortieren, Zwischensummen hinzufügen und Pivot-Tabellen verwenden. Zusammengeführte Zellen verhindern dies.

Um die Sache noch schlimmer zu machen, erhalten Sie jeden Tag eine neue Datei vom Hauptquartier, die so strukturiert ist. Das Hauptquartier sendet ähnliche Dateien an 500 Zweigstellen. Da Sie nur ein winziger Außenposten sind, haben Sie nicht viele Chancen, das Hauptquartier davon zu überzeugen, dass dies eine schreckliche Art ist, Daten zu versenden.

Der heutige Artikel befasst sich mit der schnellen Lösung dieses Problems mit Power Query. Die Power Query-Lösung ist an den Tagen 2 bis 9999 einfacher als die folgenden Schritte in Excel:

Excel-Gurus schlagen möglicherweise jeden Tag folgende Schritte vor:

  1. Wählen Sie alle Zellen aus, indem Sie das Rechteck über und links von A1 auswählen.
  2. Klicken Sie auf den Dialogstarter in der unteren rechten Ecke der Gruppe Ausrichtung auf der Registerkarte Startseite.
  3. Klicken Sie zweimal auf das Feld Zellen zusammenführen, um die Auswahl aufzuheben.
  4. Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld Zellen formatieren zu schließen
  5. Wählen Sie am Ende von Spalte A zurück zu A1.
  6. Startseite, Suchen & Auswählen, Gehe zu Spezial, Leerzeichen, OK
  7. Geben Sie = UpArrow ein. Drücken Sie Strg + Eingabetaste
  8. Wählen Sie am Ende von Spalte A zurück zu A1.
  9. Strg + C zum Kopieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste und fügen Sie Werte ein

Aber es gibt einen viel einfacheren Weg. Die neuen Power Query-Tools sind in Windows-Versionen von Office 365 und Excel 2016 integriert. Wenn Sie über eine Windows-Version von Excel 2010 oder Excel 2013 verfügen, können Sie Power Query kostenlos von Microsoft herunterladen.

Hier ist die Strategie mit Power Query:

  1. Erstellen Sie einen Plan, mit dem Sie die Arbeitsmappe jedes Tages von HQ in demselben Ordner mit demselben Namen speichern.
  2. Öffnen Sie eine neue leere Arbeitsmappe, die die festen Daten von HQ enthält.

  3. Wählen Sie in der leeren Arbeitsmappe Daten, Daten abrufen, Aus Datei, Aus Arbeitsmappe.

    Starten Sie den Power Query-Prozess
  4. Navigieren Sie ab Schritt 1 zum Ordner und zur Datei.

  5. Beachten Sie beim Öffnen des Power Query-Fensters, dass die zusammengeführten Zellen nicht mehr vorhanden sind. Sie haben den Mittleren Westen in Zeile 1 und dann sechs Zellen, die "null" enthalten. Wählen Sie diese Spalte aus, indem Sie auf die Überschrift Region klicken.

    Power Query entfernt automatisch die zusammengeführten Zellen

  6. Wählen Sie in Power Query die Registerkarte Transformieren. Wählen Sie Füllen, Nach unten. Das Wort Midwest wird von Zeile 1 in die Zeilen 2 bis 7 kopiert. Ähnliche Transformationen finden im gesamten Datensatz statt.

    Füllen Sie die Nullzellen mit dem Wert von oben

  7. Home, Schließen & Laden. Power Query wird geschlossen. In ca. 10-20 Sekunden werden die bereinigten Daten aus dem Hauptquartier in einem neuen Arbeitsblatt in der Arbeitsmappe angezeigt.

    Geben Sie die Daten an Excel zurück
  8. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter einem Namen wie CleanedDataFromHQ.xlsx.
  9. Wenn die Daten ausgewählt sind, sollte auf der rechten Seite das Fenster "Abfragen und Verbindungen" angezeigt werden. Wenn Sie das Bedienfeld nicht sehen, gehen Sie zu Daten, Abfragen und Verbindungen.

  10. Klicken Sie im Bereich "Abfragen und Verbindungen" mit der rechten Maustaste auf die Abfrage. Wählen Sie Eigenschaften.

    Öffnen Sie die Eigenschaften für diese Abfrage

  11. Wählen Sie "Daten beim Öffnen der Datei aktualisieren". OK klicken.

    Stellen Sie die Abfrage so ein, dass sie bei jedem Öffnen der Arbeitsmappe ausgeführt wird.

Ihr Workflow lautet dann: (a) Erhalten Sie die Arbeitsmappe per E-Mail von der Zentrale. (b) Speichern Sie den Anhang im richtigen Ordner mit dem richtigen Namen. (c) Öffnen Sie die Arbeitsmappe CleanedDataFromHQ.xlsx. Die neuen Daten werden in die Arbeitsmappe geladen.

Schau Video

Video-Transkript

Lernen Sie Excel aus Podcast, Episode 2221: Füllen Sie zusammengeführte Zellen nach unten.

Hey, willkommen zurück im Netcast. Ich bin Bill Jelen, ich war in Calumet City, Elizabeth taucht auf und sagt, sie bekommt diese Datei - unsere Datei, wie diese Datei - jeden Tag und es ist schrecklich. Hier in Spalte A haben sie nicht nur den Mittleren Westen platziert und ein paar Leerzeichen hinterlassen, sondern es ist eine zusammengeführte Zelle. In Ordung? Sie senden das … HQ sendet diese Dateien an Orte auf der ganzen Welt mit diesen verdammt zusammengeführten Zellen hier. Zusammengeführte Zellen sind böse.

Okay, hier ist, wie man das loswird. Zunächst klicke ich mit der rechten Maustaste auf Verschieben oder Kopieren, erstelle eine Kopie und verschiebe sie in das neue Buch. Wir tun also so, als wäre es das Arbeitsbuch, das Elizabeth bekommt. Datei, Speichern unter und jedes Mal, wenn Elizabeth eine dieser Arbeitsmappen erhält, möchte ich, dass sie sie genau an derselben Stelle mit genau demselben Namen ablegt. In Ordung? Genau der gleiche Name - perfekt. Jetzt haben wir nur noch diese einzelne Datei, das einzelne Blatt, ich werde die Datei schließen. Und dann erstellen wir eine brandneue Arbeitsmappe. Ich werde hier nur ein neues Arbeitsblatt einfügen und dieses neue Arbeitsblatt wird als Bericht bezeichnet. In diesem Feld führt unser Bericht Daten aus, Daten abrufen, aus Datei, aus einer Arbeitsmappe und zeigt auf die Datei, in der wir sie speichern möchten. Klicken Sie also jedes Mal mit genau demselben Namen auf Importieren , wählen Sie das erste Arbeitsblatt,Klicken Sie dann auf Bearbeiten. In Ordung. Zunächst einmal ist das verdammt großartig - Power Query hat nichts von diesem Unsinn beim Zusammenführen von Zellen, sie konvertieren die Zusammenführungszellen sofort in einzelne Zellen und alle diese Zellen sind null. Wählen Sie diese Spalte aus, die hier bereits ausgewählt ist, und klicken Sie dann auf Transformieren, Füllen, Füllen und dann auf Start, Schließen und Laden. Also gut, da ist meine Arbeitsmappe.

Jetzt sehe ich, dass einige hier draußen einige zusätzliche Spalten haben. Lassen Sie mich mit der rechten Maustaste klicken und wir werden bearbeiten.

Und es sieht so aus, als müsste alles rechts von den Kosten verschwinden. Wie viel extra Zeug da draußen? Klicken Sie mit der rechten Maustaste und entfernen Sie diese Spalten - perfekt - Schließen und Laden. Okay, jetzt wird der Arbeitsablauf jedes Mal, wenn Elizabeth einen neuen Bericht vom Hauptquartier erhält, sie wird ihn an derselben Stelle mit einem zuverlässigen Namen oder wie auch immer - wie auch immer - wir nennen ihn speichern und dann diese Arbeitsmappe öffnen und Klicken Sie dann hier draußen auf Aktualisieren.

Wenn wir automatisch arbeiten möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste hier, gehen Sie zu den Eigenschaften direkt außerhalb Ihres Bildschirms ganz unten und sagen Sie dann: Jedes Mal, wenn ich diese Datei öffne, aktualisieren Sie die Daten. Jedes Mal, wenn ich diese Arbeitsmappe öffne, wird sie in die neue Arbeitsmappe verschoben, die wir vom Hauptquartier erhalten haben. Sie ersetzt diese leeren zusammengeführten Zellen durch die Werte, die vorhanden sein sollten, und das Leben ist so großartig.

Power Query wird in meinem Buch behandelt, aber es wird auch in diesem Buch von Ken Puls und Miguel Escobar behandelt, M ist für (DATA) MONKEY.

Also gut, Elizabeth: Wie entferne ich vertikale Zusammenführungszellen? Mein Hauptquartier schickt mir diese Dateien jeden Tag. Also der Plan: Wir werden die Arbeitsmappe an einem zuverlässigen Ort mit einem zuverlässigen Namen speichern. Erstellen Sie eine leere Berichtsarbeitsmappe, Daten, Daten abrufen, Aus Datei, Aus Arbeitsmappe, geben Sie das Blatt an, BAM! Die Zusammenführungszellen sind verschwunden. Ich wähle diese Spalte aus und fülle aus, schließe & lade; Speichern Sie diese neue Arbeitsmappe dann jedes Mal, wenn Sie eine neue Arbeitsmappe erhalten, an einem zuverlässigen Ort mit demselben zuverlässigen Namen. Ich öffne die Berichtsarbeitsmappe und aktualisiere, oder wir setzen die Berichtsarbeitsmappe beim Öffnen einfach auf Automatisch aktualisieren.

Um die Arbeitsmappe vom heutigen Video herunterzuladen, geben Sie die URL in der YouTube-Beschreibung an.

Ich möchte Elizabeth dafür danken, dass sie an meinem Seminar in Calumet City teilgenommen hat. Ich möchte Ihnen dafür danken, dass Sie vorbeigekommen sind. Wir sehen uns beim nächsten Mal für einen weiteren Netcast von.

Laden Sie die Excel-Datei herunter

So laden Sie die Excel-Datei herunter: fill-fusioned-cells-down.xlsx

Power Query ist ein erstaunliches Tool, mit dem Sie eine Vielzahl von Problemen lösen können

saeed Alimohammadi

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