Wie kann ich in Excel sicherstellen, dass in einer bestimmten Excel-Spalte keine doppelten Rechnungsnummern eingegeben werden?
In Excel 97 können Sie dazu die neue Datenüberprüfungsfunktion verwenden. In unserem Beispiel werden die Rechnungsnummern in Spalte A eingegeben. So richten Sie sie für eine einzelne Zelle ein:
- Die nächste einzugebende Zelle ist A9. Klicken Sie in Zelle A9 und wählen Sie im Menü Daten> Validierung.
- Wählen Sie im Dropdown-Feld "Zulassen:" die Option "Benutzerdefiniert".
- Geben Sie diese Formel genau so ein, wie sie angezeigt wird:
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE)) - Klicken Sie im Dialogfeld Datenüberprüfung auf die Registerkarte Fehlerwarnung.
- Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Warnung anzeigen" aktiviert ist.
- Wählen Sie für Stil: Stopp
- Geben Sie den Titel "Nicht eindeutiger Wert" ein.
- Geben Sie die Meldung "Sie müssen eine eindeutige Rechnungsnummer eingeben" ein.
- OK klicken"
Sie können es testen. Geben Sie einen neuen Wert ein, z. B. 10001 in Zelle A9. Kein Problem. Versuchen Sie jedoch, einen Wert zu wiederholen, z. B. 10088, und Folgendes wird angezeigt:
Als letztes müssen Sie diese Validierung von Zelle A9 in die anderen Zellen in Spalte A kopieren.
- Klicken Sie in Spalte A und wählen Sie Bearbeiten> Kopieren, um die Zelle zu kopieren.
- Wählen Sie in Spalte A einen großen Zellbereich aus. Vielleicht A10: A500.
- Wählen Sie Bearbeiten, Inhalte einfügen. Wählen Sie im Dialogfeld "Inhalte einfügen" die Option "Validierung" und klicken Sie auf "OK". Die Validierungsregel, die Sie aus Zelle A9 eingegeben haben, wird in alle Zellen bis auf A500 kopiert.
Wenn Sie in Zelle A12 klicken und Datenüberprüfung auswählen, wird Excel die Überprüfungsformel in " =ISNA(VLOOKUP(A12,A$1:A11,1,FALSE))Das ist alles, was Sie wissen müssen, damit sie funktioniert" geändert . Für diejenigen unter Ihnen, die mehr wissen wollen, werde ich auf Englisch erklären, wie die Formel funktioniert.
=ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))
Wir sitzen in Zelle A9. Wir weisen die Vlookup-Funktion an, den Wert der soeben eingegebenen Zelle (A9) zu übernehmen und zu versuchen, eine Übereinstimmung in den Zellen zu finden, die zwischen A $ 1 und A8 liegen. Das nächste Argument, die 1, teilt Vlookup mit, dass bei gefundener Übereinstimmung die Daten aus der ersten Spalte angezeigt werden. Schließlich sagt das Falsche im Lookup, dass wir nur nach genauen Übereinstimmungen suchen. Hier ist Trick Nr. 1: Wenn der VLOOKUP eine Übereinstimmung findet, gibt er einen Wert zurück. Wenn jedoch keine Übereinstimmung gefunden wird, wird der spezielle Wert "# N / A" zurückgegeben. Normalerweise sind diese # N / A-Werte schlechte Dinge, aber in diesem Fall WOLLEN wir ein # N / A. Wenn wir ein # N / A erhalten, wissen Sie, dass dieser neue Eintrag eindeutig ist und mit nichts darüber übereinstimmt. Eine einfache Möglichkeit, um zu testen, ob ein Wert # N / A ist, ist die Verwendung der Funktion ISNA (). Wenn etwas in ISNA () ein # N / A ergibt, erhalten Sie einen TRUE. So,Wenn sie eine neue Rechnungsnummer eingeben und diese nicht in der Liste über der Zelle gefunden wird, gibt das vlookup ein # N / A zurück, wodurch ISNA () wahr wird.
Der zweite Trick ist das zweite Argument für die Vlookup-Funktion. Ich habe sorgfältig A $ 1: A8 angegeben. Das Dollarzeichen vor der 1 teilt Excel mit, dass beim Kopieren dieser Validierung in andere Zellen immer in der Zelle der aktuellen Spalte gesucht werden soll. Dies wird als absolute Adresse bezeichnet. Ich war ebenso vorsichtig, kein Dollarzeichen vor die 8 in A8 zu setzen. Dies wird als relative Adresse bezeichnet und teilt Excel mit, dass beim Kopieren dieser Adresse nicht mehr in der Zelle direkt über der aktuellen Zelle gesucht werden soll. Wenn wir dann die Validierung kopieren und die Validierung für Zelle A12 betrachten, zeigt das zweite Argument im vlookup A $ 1: A11 korrekt an.
Bei dieser Lösung gibt es zwei Probleme. Erstens funktioniert es in Excel 95 nicht. Zweitens werden die Überprüfungen nur für Zellen durchgeführt, die sich ändern. Wenn Sie in Zelle A9 einen eindeutigen Wert eingeben und dann nach oben gehen und Zelle A6 so bearbeiten, dass sie dem Wert entspricht, den Sie in A9 eingegeben haben, wird die Validierungslogik in A9 nicht aufgerufen, und Sie erhalten doppelte Werte in Ihrem Arbeitsblatt.
Die in Excel 95 verwendete altmodische Methode behebt beide Probleme. Bei der alten Methode befindet sich die Validierungslogik in einer temporären Spalte B. Um dies einzurichten, geben Sie die folgende Formel in Zelle B9 ein: =ISNA(VLOOKUP(A9,A$1:A8,1,FALSE))Kopieren Sie diese Formel aus B9. Fügen Sie es in die Zellen B2: B500 ein. Wenn Sie nun die Rechnungsnummern in Spalte A eingeben, wird in Spalte B TRUE angezeigt, wenn die Rechnung eindeutig ist, und FALSE, wenn sie nicht eindeutig ist.
