Sie haben gerade gesehen, wie Daten zusammengefügt werden, aber die Leute fragen oft nach dem gegenteiligen Problem: wie man Daten analysiert, die sich alle in einer einzigen Spalte befinden. Angenommen, Sie möchten die Daten in der folgenden Abbildung nach Postleitzahl sortieren:
Wählen Sie die Daten in A2: A99 aus und wählen Sie Daten, Text in Spalten. Da einige Städtenamen, wie z. B. Sioux Falls, zwei Wörter sind, können Sie die Daten nicht bei jedem Auftreten eines Leerzeichens aufteilen. Stattdessen müssen Sie ein Komma verwenden, um die Stadt in Spalte A sowie das Bundesland und die Postleitzahl in Spalte B abzurufen. Wählen Sie daher in Schritt 1 des Assistenten die Option "Begrenzt" und klicken Sie auf "Weiter".
Deaktivieren Sie in Schritt 2 des Assistenten die Registerkarte und wählen Sie Komma. Die Vorschau am unteren Rand des Dialogfelds zeigt, wie Ihre Daten aussehen werden. Weiter klicken.
Vorsicht
Für den Rest des Tages, nachdem Sie Text in Spalten verwendet haben, speichert Excel die Auswahlmöglichkeiten, die Sie in Schritt 2 des Assistenten zum Konvertieren von Text in Spalten ausgewählt haben. Wenn Sie Daten aus dem Editor kopieren und in Excel einfügen, werden sie durch Komma geteilt. Dies ist oft verrückt, da die Daten an den meisten Tagen nicht durch Komma analysiert werden, für den Rest von heute jedoch. Schließen Sie Excel und öffnen Sie es erneut, um das Problem zu beheben.
In Schritt 3 des Assistenten werden Sie aufgefordert, jede Spalte als Allgemein, Text oder Datum zu deklarieren. Es ist in Ordnung, die Spalten als Allgemein zu belassen.
Nachdem Sie den Status und die Postleitzahl in Spalte B aufgeteilt haben, wählen Sie B2: B99 und erneut Daten, Text in Spalten. Da jeder Status aus zwei Zeichen besteht, können Sie dieses Mal in Schritt 1 des Assistenten die feste Breite verwenden. Um führende Nullen in der Postleitzahl beizubehalten, wählen Sie die zweite Spalte aus und wählen Sie in Schritt 3 des Assistenten Text als Datentyp.
Trinkgeld
Viele Daten funktionieren gut mit fester Breite, auch wenn sie nicht so aussehen, als würden sie ausgerichtet. In der nächsten Abbildung sind die ersten drei Zeilen in Calibri-Schrift und scheinen nicht in einer Reihe zu stehen. Wenn Sie jedoch die Schriftart wie in den Zeilen 4: 7 in Courier New ändern, sehen Sie, dass die Spalten perfekt ausgerichtet sind.
Manchmal finden Sie einen Datensatz, in dem jemand Alt + Eingabetaste verwendet hat, um Daten in eine neue Zeile innerhalb einer Zelle einzufügen. Sie können jede Zeile in eine neue Spalte aufteilen, indem Sie in Schritt 2 des Assistenten Strg + j in das Feld Andere eingeben, wie unten gezeigt. Warum Strg + j? In den 1980er Jahren erklärte IBM Strg + j zu einem Zeilenvorschub. Strg + j kann auch im Dialogfeld Suchen und Ersetzen eingegeben werden.
Es gibt drei spezielle Situationen, mit denen Text in Spalten problemlos umgehen kann:
- Daten im Format JJJJMMTT können in echte Daten geändert werden. Klicken Sie in Schritt 3 des Assistenten auf die Spaltenüberschrift im Dialogfeld, wählen Sie Datum und dann YMD aus der Dropdown-Liste.
- Wenn Sie negative Zahlen haben, bei denen das Minuszeichen nach der Zahl angezeigt wird, fahren Sie mit Schritt 3 des Assistenten fort, klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitert und wählen Sie nach Minus für negative Zahlen.
- Daten, die aus einem Inhaltsverzeichnis kopiert wurden, haben häufig Punktlinien, die sich vom Text bis zur Seitenzahl erstrecken, wie unten gezeigt. Wählen Sie in Schritt 2 des Assistenten Andere aus, geben Sie einen Punkt ein und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufeinanderfolgende Trennzeichen als Eins behandeln.
