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Die Augen vieler Manager leuchten, wenn ihnen ein Bericht voller Zahlen vorgelegt wird. Wenn Ihre Excel-Daten eine geografische Komponente enthalten, können Sie die Daten mit Microsoft MapPoint auf einer Karte darstellen. MapPoint ist ein separates Programm, das Sie bei Microsoft kaufen können. Das Programm hat einen Listenpreis von 299 US-Dollar, aber Microsoft hat die Angewohnheit, diese IT-Managern für die Teilnahme an Konferenzen zur Verfügung zu stellen, sodass Sie bei Amazon normalerweise sanft verwendete Versionen für deutlich weniger finden.
Visualisieren Sie Ihren Kundenstamm
Haben Sie eine Excel-Mailingliste der Kunden, die in Ihrem Geschäft einkaufen? Warum nicht sehen, wo sie leben? Beginnen Sie mit Daten in Excel. Die Daten sollten Überschriften wie Name, Adresse, Stadt, Provinz, Postleitzahl haben. Sie können mit einem Minimum an Adresse, Stadt und Provinz kaufen.
Wählen Sie Ihren Datenbereich (einschließlich der Überschriften) aus und klicken Sie in der Standardsymbolleiste auf die Schaltfläche MapPoint. In wenigen Sekunden wird das Dialogfeld "Verbindungsdaten-Assistent" angezeigt. Ändern Sie gegebenenfalls das Land von den USA nach Kanada.
Die anfängliche Karte in Excel wird vergrößert, um Ihre Datensätze einzuschließen. Anfangs haben wir Kunden von Tignish bis Elmira, daher zeigt die Karte die gesamte Prince Edward Island.
Während die Karte aktiv ist, zeigt Excel eine MapInfo-Symbolleiste an. Stellen Sie sicher, dass das Auswahlsymbol (links von der Hand) aktiv ist.
Zeichnen Sie mit dem Auswahlsymbol ein Rechteck um den Kern Ihrer Kunden.
Klicken Sie zum Zoomen in das Rechteck.
Sie können weiter zoomen, um eine detailliertere Ansicht zu erhalten. Doppelklicken Sie auf eine beliebige Stecknadel, um die Details für diese Adresse anzuzeigen.
Wenn Sie außerhalb der Karte klicken, wird die aktuelle Zoomstufe gespeichert und Ihre Karte wird mit dem Rest des Excel-Dokuments gedruckt.
Erstellen Sie eine Übersichtskarte nach Provinz
In diesem Datensatz haben Sie mehr als 1000 Datensätze und möchten, dass Excel eine Spalte nach Provinz zusammenfasst.
In diesem Beispiel habe ich die Excel-Datei in einer Arbeitsmappe gespeichert und MapPoint geöffnet. In MapPoint habe ich Daten - Datenimport-Assistent ausgewählt. Wählen Sie die richtige Excel-Datei aus und wählen Sie Öffnen. Geben Sie im nächsten Bildschirm an, dass Ihre Daten aus Kanada stammen. Wenn Sie nützliche Überschriften haben, ordnet MapPoint diese den richtigen Feldern korrekt zu. Klicken Sie auf Fertig stellen.
Wenn Adressen falsch eingegeben wurden, bietet MapPoint eine Liste mit engen Übereinstimmungen an.
Verwenden Sie anstelle einer PIN-Karte eine schattierte Gebietskarte.
Wählen Sie im nächsten Bildschirm aus, dass Sie die Benutzerdaten hinzufügen und nach Provinz summieren möchten.
Wählen Sie auf dem letzten Bildschirm ein Farbschema.
MapPoint wird die Provinzen färben. Dunkleres Rot zeigt mehr Kunden an und Weiß zeigt wenige Kunden an.
Fahrtrichtung
Importieren Sie eine Excel-Datei mit Ihrer Tagesroute. Geben Sie Ihr Büro als erste oder letzte Adresse an. Importieren Sie diese Daten mit dem Assistenten zum Importieren von Daten als Pins. Klicken Sie nach dem Importieren der Elemente mit der rechten Maustaste auf das Stecknadelsymbol im Abschnitt Legende und Übersicht des Fensters. Wählen Sie im Kontextmenü die Option Pushpins als Stopp hinzufügen.
Wählen Sie im Hauptmenü Route - Routenplaner. Wählen Sie im Bereich Routenplaner die Option Route berechnen.
MapPoint berechnet die Fahrstrecke.
Klicken Sie im Routenplaner auf eine beliebige Haltestelle und wählen Sie das Uhrensymbol.
Sie können angeben, wie lange Sie bei diesem Kunden anhalten möchten.
Am Ende der Wegbeschreibung sehen Sie eine Zusammenfassung der Gesamtfahrzeit, des geschätzten Kraftstoffverbrauchs und der insgesamt verstrichenen Zeit.
Trinkgeld
Um die zusammenfassenden Informationen nützlicher zu machen, ändern Sie die Fahrgeschwindigkeit und die Kraftstoffkosten im Dialogfeld "Route - Weitere Optionen".
