In der heutigen Folge habe ich verglichen, wie Duplikate gefunden oder entfernt werden. Excel 2007 bietet coole neue Möglichkeiten, dies zu tun. Die ersten drei Tipps funktionieren in jeder Excel-Version. Die letzten beiden Methoden funktionieren nur in Excel 2007.
Methode 1:
Verwenden Sie die eindeutige Option im erweiterten Filter
- Kopieren Sie rechts von Ihren Daten die Überschrift aus der Spalte, in der Sie eindeutige Werte suchen möchten.
- Wählen Sie eine Zelle in Ihrem Datensatz aus.
- Wählen Sie in Excel 97-2003 Daten - Filter - Erweiterter Filter. Wählen Sie in Excel 2007 das Symbol "Erweitert" aus der Gruppe "Sortieren und Filtern" des Menübands.
- Wählen Sie An einen anderen Speicherort kopieren
- Geben Sie im Feld Kopieren nach die Kopie Ihrer Überschrift an. In der Figur ist dies die Zelle D1
- Klicken Sie auf das Feld Nur für eindeutige Datensätze
- OK klicken
Excel bietet Ihnen eine eindeutige Kundenliste in Spalte D.
Methode 2:
Verwenden Sie eine Formel, um festzustellen, ob dieser Datensatz eindeutig ist
Die COUNTIF-Funktion kann zählen, wie viele Datensätze über dem aktuellen Datensatz mit dem aktuellen Datensatz übereinstimmen. Der Trick, um diese Arbeit zu machen, besteht darin, ein einzelnes Dollarzeichen in der Referenz zu verwenden. Wenn Sie eine Formel in C2 eingeben und auf A $ 1: A1 verweisen, heißt dies: "Beginnen Sie mit der absoluten Referenz von A1 und gehen Sie zum Datensatz über dem aktuellen Datensatz." Wenn Sie diese Formel nach unten kopieren, bleibt der erste A $ 1 gleich. Die zweite A1 wird sich ändern. In Zeile 17 lautet die Formel in C2 : =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Nachdem Sie die Formel in C2 eingegeben und in alle Zeilen kopiert haben, sollten Sie C2: C15 kopieren und dann mit Bearbeiten - Spezielle Werte einfügen die Formeln in Werte konvertieren. Sie können jetzt absteigend nach Spalte C sortieren und die eindeutigen Werte stehen oben in der Liste.
Methode 3:
Verwenden Sie eine Pivot-Tabelle, um eindeutige Kunden zu erhalten
Eine Pivot-Tabelle eignet sich hervorragend zum Auffinden eindeutiger Werte. Dies ist der schnellste Weg in Excel 2000-2003.
- Wählen Sie eine Zelle in Ihrem Datensatz aus.
- Wählen Sie Daten - Pivot-Tabelle und Pivot-Diagrammbericht.
- Klicken Sie auf Fertig stellen.
- Klicken Sie in der Liste der Pivot-Tabellenfelder auf das Kundenfeld. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen zu.
Excel zeigt Ihnen eine eindeutige Kundenliste.
Methode 4:
Neu in Excel 2007 - Verwenden Sie die bedingte Formatierung, um Duplikate zu markieren
Excel 2007 bietet neue Methoden zum Suchen von Duplikaten. Wählen Sie den Kundenbereich aus. Wählen Sie in der Multifunktionsleiste "Startseite" die Option "Bedingte Formatierung - Zellenregeln hervorheben - Werte duplizieren" und klicken Sie auf "OK".
Wenn ein Name zweimal gefunden wird, hebt Excel beide Vorkommen des Namens hervor. Sie möchten dann alle markierten Zellen nach oben sortieren.
- Klicken Sie auf ein Feld in der Kundenspalte. Klicken Sie im Datenband auf die Schaltfläche AZ.
- Suchen Sie eine Zelle mit der roten Markierung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle. Wählen Sie Sortieren - Ausgewählte Zellenfarbe oben platzieren.
Methode 5:
Neu in Excel 2007 - Verwenden Sie das Symbol "Duplikate entfernen"
Warnung!
Diese Methode ist sehr zerstörerisch! Machen Sie eine Kopie Ihres Datensatzes, bevor Sie dies tun!
- Kopieren Sie Ihren Datenbereich in einen leeren Bereich des Arbeitsblatts
- Wählen Sie eine Zelle in Ihrem Datensatz aus.
- Wählen Sie im Menüband Daten die Option Duplikate entfernen.
- Das Dialogfeld "Duplikate entfernen" enthält eine Liste der Spalten. Wählen Sie die Spalten aus, die berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise Datensätze entfernen mussten, bei denen sowohl der Kunde als auch die Rechnung identisch waren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für beide Felder.
In diesem Fall versuchen Sie, eine eindeutige Kundenliste zu erhalten. Wählen Sie daher nur das Feld Kunde aus.
- OK klicken.
Excel löscht Datensätze aus Ihrem Datensatz. Es wird gemeldet, dass n Duplikate entfernt wurden und nn Datensätze verbleiben.
Wie Sie sehen können, gibt es viele Methoden für den Umgang mit Duplikaten. Excel 2007 erweitert Ihr Arsenal um zwei neue Tools.
Nach meiner Erfahrung versuchen Prüfer häufig, Duplikate zu finden, um festzustellen, ob ein Bericht überbewertet wurde. Wenn ich Excel für Auditoren geschrieben habe , habe ich sowohl Excel 2003 als auch Excel 2007 behandelt.
