Die Kraft der Pivot-Tabellen - TechTV-Artikel

Sie sind zurück!!!!

Es ist großartig, dass die TV-Show Call for Help auf TechTV Canada wieder ausgestrahlt wird. Dies sind meine Shownotizen von meinem Auftritt in Episode 31.

25. Jahrestag

2004 jährt sich zum 25. Mal die Erfindung, die die Welt verändert hat - die elektronische Tabelle. Bereits 1978 bestand eine Tabelle aus grünem Hauptbuchpapier, einem Druckbleistift und einem Radiergummi.

Wenn Sie in der obigen Abbildung feststellen würden, dass eine Zahl falsch ist, müssen Sie alle unten rot hervorgehobenen Zahlen löschen.

1979 haben zwei Leute alles verändert. 1978 stellte sich ein MIT-Student namens Dan Bricklin einen Taschenrechner mit einem Mausball auf der Unterseite vor. Er dachte, es wäre cool, durch vergangene Einträge zurückblättern, eine Nummer ändern und alle zukünftigen Berechnungen aktualisieren zu können. Gemeinsam mit Bob Frankston entwickelten sie die weltweit erste elektronische Tabelle. Im Oktober 1979 veröffentlichten sie einen VISIble CALCulator für den Apple IIe und nannten ihn VisiCalc. Hier ist ein Screenshot von VisiCalc

Vor VisiCalc gab es keinen zwingenden Grund, einen PC zu kaufen. Wollten Unternehmen Tausende von Dollar ausgeben, um MicroChess zu spielen? VisiCalc hat buchstäblich die gesamte PC-Branche angetrieben, da viele Unternehmen einen PC gekauft haben, um VisiCalc zu betreiben. Dan Bricklin und Bob Frankston landeten auf dem Cover des Inc. Magazine. Das ist Bob links und Dan rechts.

Wenn Sie heute DanBricklin.com besuchen, können Sie eine Arbeitskopie von VisiCalc herunterladen, die in einer DOS-Box unter Windows ausgeführt wird. Bemerkenswerterweise ist das gesamte Programm nur 28K!.

Pivot-Tabellen

In 25 Jahren haben die Dinge einen langen Weg zurückgelegt. Heute ist Microsoft Excel sehr leistungsfähig. Die leistungsstärkste Funktion in Excel ist eine Pivot-Tabelle. Diese wurden ursprünglich Mitte der 80er Jahre eingeführt, als Lotus Improv herauskam.

  1. Beginnen Sie mit wohlgeformten Daten in Excel

    Ihre Daten sollten keine vollständig leeren Zeilen oder Spalten enthalten. Über jeder Spalte sollte eine eindeutige Überschrift stehen. Sie sollten sicherstellen, dass sich die Überschriften in einer einzelnen Zeile befinden, anstatt sich über zwei oder drei Zeilen zu erstrecken. Meine Beispieldaten sind mehrere hundert Zeilen mit Rechnungsdaten.

  2. Wählen Sie eine einzelne Zelle im Datensatz aus.

    Wählen Sie im Menü Daten> Pivot-Tabelle und Pivot-Diagrammbericht.

  3. Klicken Sie im Schritt 1 des Pivot-Tabellen-Assistenten auf Fertig stellen, um alle Standardeinstellungen zu übernehmen.

  4. Sie haben jetzt ein neues Arbeitsblatt in Ihrer Arbeitsmappe. Alle in Ihrem Dataset verfügbaren Felder werden in der Pivot-Tabellenfeldliste angezeigt.

  5. Angenommen, Ihr Manager möchte einen Bericht über den Umsatz nach Region und Produkt. Ziehen Sie das Regionsfeld aus der Feldliste und legen Sie es im Abschnitt Zeilenfelder hier ab. Beachten Sie, dass sich der Mauszeiger ändert, wenn sich die Maus an der richtigen Stelle befindet, und der blaue Balken ganz links in der Pivot-Tabelle angezeigt wird.

  6. Ziehen Sie als Nächstes das Feld Produkt aus der Feldliste und legen Sie es im Abschnitt Spaltenfelder hier ab. Beachten Sie im folgenden Bild, wie sich der blaue Teil des Mauszeigers im 2. Rechteck von oben befindet.

  7. Ziehen Sie als Nächstes das Feld Umsatz aus der Feldliste und legen Sie es im Abschnitt Datenelemente ab. Der blaue Bereich des Mauszeigers befindet sich im Hauptbereich des Arbeitsblatts.

  8. Ihr Pivot Table-Bericht ist vollständig. Sie haben sehr schnell Hunderte von Datenzeilen in einem kleinen Bericht für Ihren Manager zusammengefasst.

  9. Wenn Ihr Manager wie ich ist, wird sie das sehen und sagen, dass es fast perfekt ist. Könnten Sie es mit Produkten wiederholen, deren Größe und Regionen über die Spitze hinausgehen? Hier ist der Pivot-Tisch hervorragend.

    Sie können die grauen Feldüberschriften einfach an eine neue Position ziehen, um den Bericht zu ändern.

  10. Innerhalb von 2 Sekunden haben Sie den Bericht geändert, um die Anforderung des Managers zu erfüllen.

  11. Wenn der Manager eine andere Ansicht wünscht, ziehen Sie das Produktfeld zurück in die Feldliste und ersetzen Sie es durch das Datumsfeld.

Date Magic

  1. Im obigen Bild haben Sie einen Bericht nach Tag. Außerhalb der Produktionsanlage müssen nicht viele Menschen tagsüber Daten sehen. Die meisten wollen eine Zusammenfassung nach Monat. Hier ist die geheime Möglichkeit, den Tagesbericht in einen Monatsbericht umzuwandeln. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte Datumsfeld. Wählen Sie Gruppieren und Details anzeigen und dann Gruppieren.

  2. Wählen Sie im Dialogfeld "Gruppierung" Monate, Quartale und Jahre aus. OK klicken.

    Sie haben Ihren Bericht jetzt von einem täglichen Bericht in einen monatlichen Bericht geändert.

Top 10 Kunden

  1. Entfernen Sie die Datumsfelder aus der Pivot-Tabelle, indem Sie sie zurück in die Feldliste ziehen. Sobald sich das Symbol in ein rotes X ändert, können Sie die Maustaste loslassen, um das Feld zu entfernen.

  2. Ziehen Sie das Kundenfeld in die Pivot-Tabelle, damit Sie einen Bericht aller Kunden erhalten. Wenn Sie einen Bericht für den Vizepräsidenten erstellen, kümmert er sich möglicherweise nicht um die gesamte Kundenliste. Er möchte vielleicht nur die Top 10 oder Top 5 Kunden sehen. Klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf das graue Kundenfeld. Wählen Sie Feldeinstellungen.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld Feldeinstellungen auf Erweitert (wie sollte jemand das jemals finden ???).

  4. Auf der rechten Seite des Dialogfelds Erweiterte Optionen des Pivot-Tabellenfelds befindet sich die Top 10-Autoshow-Funktion. Aktivieren Sie das Optionsfeld Ein. Wenn Sie möchten, ändern Sie, um die Top 5 oder 15 anzuzeigen.

  5. Ich habe es in der Show nicht erwähnt, aber Sie können das Ergebnis auch in diesem Dialogfeld sortieren. Wählen Sie auf der linken Seite absteigend und dann Summe der Einnahmen.

  6. Klicken Sie auf OK, um diesen Dialog zu schließen. Klicken Sie erneut auf OK, um das Dialogfeld Feldeinstellungen zu schließen. Das Ergebnis ist ein Bericht der Top-Kunden von hoch nach niedrig.

Verwenden von AutoFormat

  1. Wenn Sie versuchen, eine Pivot-Tabelle zu formatieren und dann zu schwenken, geht Ihre Formatierung möglicherweise verloren. Die Pivot-Tabellen-Symbolleiste bietet eine spezielle Autoformat-Schaltfläche. Wählen Sie diese Schaltfläche wie gezeigt

  2. Sie haben jetzt 22 vorgefertigte Formate für Ihren Bericht. Verwenden Sie die Bildlaufleiste, um alle anzuzeigen. Wählen Sie ein interessantes Format und klicken Sie auf OK.

  3. Der resultierende Bericht ist formatiert und behält die Formatierung auch nach dem Wechseln zu einem neuen Bericht bei.

Zusammenfassung

Pivot-Tabellen sind eine sehr leistungsfähige Funktion von Excel. Weitere Informationen zu Pivot-Tabellen finden Sie im Guerilla Data Analysis E-Book.

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