Hinweis
Katie Sullivan ist Projektmanagerin im Microsoft Word-Team. Für diesen Tipp übergebe ich Katie das Podium.
Während Excel-Fans manchmal necken, dass Word und PowerPoint Freeware-Apps sind, die mit Excel geliefert werden, bietet Microsoft Word manchmal eine Funktion, die Excel nicht bietet. In diesen Fällen ist es sinnvoll, Ihre Daten aus Excel zu kopieren, in Word einzufügen, den Befehl auszuführen und dann wieder nach Excel zu kopieren. Hier sind einige Beispiele für Techniken, die in Word besser gehandhabt werden als in Excel.
Technik 1: In Obere, Untere, Richtige konvertieren
Wenn Sie von Groß- in Kleinbuchstaben oder Großbuchstaben konvertieren müssen, verfügt Word über eine Tastenkombination. Kopieren Sie die Daten nach Word und schalten Sie den Fall mit Umschalt + F3 um.
Technik 2: Aufzählungszeichen hinzufügen
Wenn Sie Excel-Zellen Aufzählungszeichen hinzufügen möchten, ist dies in Word viel einfacher als in Excel. Kopieren Sie die Zellen nach Word und wenden Sie einen Aufzählungsstil an. Kopieren Sie aus Word und fügen Sie es wieder in Excel ein. Möglicherweise müssen Sie das Symbol Einzug reduzieren einige Male verwenden.
Trinkgeld
Wenn Sie einen Bereich von Zellen haben, die Text enthalten, wählen Sie den Bereich aus und drücken Sie Strg + 1, um das Dialogfeld Zellen formatieren zu öffnen. Wählen Sie dann auf der Registerkarte Nummer in der Liste links Benutzerdefiniert aus. Klicken Sie in das Feld Typ und löschen Sie alles, was sich dort befindet. Halten Sie die Alt = "" -Taste gedrückt, während Sie die 7 auf dem Ziffernblock drücken. Eine Kugel sollte erscheinen. Geben Sie ein Leerzeichen und dann ein @ ein.
Technik 3: Formeln visualisieren und färben
Wenn Sie eine sehr lange Formel haben, z. B. eine mit 10 verschachtelten IF-Anweisungen, können Sie sie in Word einfügen und Farben und Umschalt + Eingabetaste verwenden, um die Formel so zu platzieren, dass sie einen Sinn ergibt. (Eine Gegenargumentation des Excel-Teams: Sie können die Formelleiste erweitern und mit Alt + Eingabetaste eine Formel in viele Zeilen aufteilen. Oder Sie können das großartige RefTreeAnalyser-Add-In von Jan Karel Pieterse verwenden.
Technik 4: Schneller SmartArt
Word bietet die Option Text in SmartArt konvertieren. Obwohl Excel auch SmartArt anbietet, ist es dort nicht sehr praktisch, da Sie die Einträge einzeln in den SmartArt-Bereich kopieren müssen.
Technik 5: Extrahieren von Daten aus einem PDF
Angenommen, jemand hat eine Excel-Arbeitsmappe und speichert diese Arbeitsmappe als PDF. Sie schicken es dir. Das ist ärgerlich und sie möchten natürlich nicht, dass Sie die Daten wiederverwenden. Wenn Sie die PDF-Datei in Acrobat Reader öffnen, die Daten kopieren und in Excel einfügen, wird sie in eine einzelne Spalte aufgelöst. Aber hier ist das Geheimnis: Fügen Sie diese Daten zuerst in Word ein. Die Zeilen und Spalten werden ordnungsgemäß eingefügt. Sie können dann aus Word kopieren und wieder in Excel einfügen. (Wenn Sie in einer Office-Version vor 2013 stecken bleiben, empfehle ich Able2Extract.)
Die Originaldaten werden links unten angezeigt. Sie können rechts sehen, wie sie aussehen, wenn Sie direkt von PDF nach Excel einfügen. Sie können sehen, dass sich die Daten "abwickeln", wobei B1: C1 zu A2: A3 und so weiter geht.
Fügen Sie dieselben Daten in Word ein.
Kopieren Sie aus Word und fügen Sie es in Excel ein.
Die Daten bleiben in der ursprünglichen Reihenfolge. Sie können Word Wrap deaktivieren und die Spaltenbreiten anpassen, um zu den ursprünglichen Daten zurückzukehren.
Technik 6: Formatierung von Wörtern in Excel ändern
Wenn Sie Textsätze in Excel haben, können Sie im Bearbeitungsmodus ein Wort auswählen und die Farbe dieses Wortes ändern. Es ist jedoch mühsam, die Farbe aller Vorkommen des Wortes in Excel global zu ändern. Fügen Sie stattdessen die Daten in Word ein und drücken Sie Strg + H. Ändern Sie Hund zu Hund. Klicken Sie auf Mehr >> und wählen Sie dann Format, Schriftart. Wählen Sie Rot. Klicken Sie auf Alle ersetzen.
Kopieren Sie aus Word und fügen Sie es wieder in Excel ein. Die folgende Abbildung zeigt, was Sie am Ende haben.
Technik 7: Ersetzen unter Beibehaltung der Zeichenformatierung
Word behandelt auch ein ähnliches Problem: Ersetzen von Text, aber Beibehalten der Textformatierung. Unten finden Sie eine Umfrage zum besten Haustier. Jemand hat bestimmte Wörter im Text hervorgehoben.
Verwenden Sie Strg + H, um zu suchen und zu ersetzen, wie links gezeigt. Wenn Sie Alle ersetzen verwenden und ein Satz geändert wurde, gehen Ihre In-Cell-Formate verloren. In der folgenden Abbildung bleibt das Durchstreichen in der ersten Reihe, da in dieser Reihe das Wort Welpe nicht vorkam und daher nicht geändert wurde.
Kopieren Sie nach Word, um die Formatierung im Originaltext beizubehalten. Ersetzen Sie in Word. Kopieren Sie aus Word und fügen Sie es wieder in Excel ein.
Vielen Dank an Katie Sullivan (eine Projektmanagerin im Word-Team!) Für diesen Beitrag. Katie zieht Hunde eindeutig Katzen vor. Vielen Dank an Glenna Shaw und Oz du Soleil für ihre Ideen zu diesem Tipp.
